Co robić, gdy chory pracownik nie reaguje na komunikację i ma ważne dane?

She is not “ghosting” you if she is on sick leave.

The whole point of “sick leave” is that the person is not feeling well and cannot work. Ona może odpoczywać, ona może być na wizytach u lekarza lub fizykoterapii, ona może wziąć lekarstwa na receptę, która czyni ją senną i zapomnianą, ona może leżeć w ciemnym pokoju z przebijającymi bólami głowy, które pogarszają się, gdy patrzy na źródło światła lub ekran komputera, aby zrobić długą historię w skrócie: ona nie jest zdolna do pracy. Więc nie oczekuj od niej, że zrobi więcej niż minimum prawne, które w moim stanie to zawiadomienie pracodawcy (co zrobiła), przedstawienie dokumentacji (co wydaje się być nieistotne, więc myślę, że jest w porządku) i zrobienie wszystkiego, co w jej mocy, aby szybko wyzdrowieć (co, można by się spierać, aktywnie przeszkadzasz).

Jeśli ma ważne informacje, które są tylko w jej głowie, a nie w pliku gdzieś dostępnym, to nie jest her problem, to jest your problem jako organizacja. Spędzaj czas na doskonaleniu procesów, aby to się nie powtórzyło. Ponieważ ona lub ktoś inny będzie znowu chorował.

Sprawdź w swoim dziale HR co jest dozwolone w twoim stanie. Następnie wybierz najbardziej nieinwazyjny sposób kontaktu z nią. Może poczta elektroniczna, bo to nie zabrzmi jak dzwonek i nie wymaga natychmiastowej uwagi.

The idea you don’t understand how an employee being out sick works speaks volumes to your core frustrations.

First you say this:

“Yesterday I tried to contact her through the usual channels and she did not respond - yesterday she told me that she will call me back through SMS, but she did not. ”

Myślę, że nie skontaktowała się z tobą, ponieważ… Ona jest chora i w związku z tym nie ma jej w biurze. Powinieneś być wdzięczny, że w ogóle mogła ci odpowiedzieć.** Twoja niecierpliwość i pozorna głuchota tonowa na myśl, że jest chora, nie jest czynnikiem motywującym ją do odpowiedzi na ciebie.

“Nie mam żadnych sygnałów, że pracownik był nieszczęśliwy, więc nie jestem pewien, co się stało, naprawdę.”

Ona nie jest nieszczęśliwa: She is sick! While you-and your team-might have business needs to retrieve that data from her I am going to lay out some basic facts:

• The Fact She has Critical Data and is Seemingly the Sole Possessor of that Data is Not Her Problem : Fakt, że jesteś w takiej sytuacji na początku nie mówi źle o niej czy o tobie, ale o dysfunkcji procesów biznesowych twojej organizacji. To jest naprawdę kluczowy problem, przed którym stoisz.
• Fakt, że jest chora nie jest problemem, o który możesz się skarżyć : Cóż, to znaczy, że możesz narzekać na współpracownika za to, że jest chory… A potem ty - i twoja organizacja - będziesz miał reputację palanta, który nie uznaje podstawowych ludzkich potrzeb. Współpracownicy są ludźmi i ludzie chorują. Funkcjonująca organizacja nie uważa, że ktoś jest chory na chorobę jako obciążenie, ponieważ funkcjonalna organizacja ma sposoby na obejście chwilowej utraty członka zespołu.
• Nawet najważniejsze potrzeby biznesowe nie pojawiają się przed ludzkimi potrzebami : Rzeczywistość jest taka, że wszystkie Twoje pytania sugerują, że te dane są “ważne”, ale czy są naprawdę ważne? Czy jest to tak ważne, że chory człowiek musi się nadwyrężać, aby zaspokoić te potrzeby? Wszystkie powyższe punkty wracają do tego: Jeśli człowiek w twoim zespole jest chory, to jest chory. Jeśli dane są/były ważne to Twój proces nie odzwierciedla tego, ponieważ tylko jedna osoba, która je posiadała i teraz jest przez Ciebie efektywnie karana za to, że jest chora staje na drodze Twoich potrzeb biznesowych.

Moja najlepsza rada to zostawić tego pracownika w spokoju i poczekać na jego powrót.

Jeśli to oznacza, że proces biznesowy zawodzi, to zawodzi. Twoi przełożeni powinni zostać powiadomieni o tym jak najszybciej, a Ty powinieneś wyraźnie zaznaczyć, że dotarłeś i nie usłyszałeś z powrotem - to jest ważne - nie czujesz, że powinna być zaniepokojona dalej, jeśli jest chora.

Nie możesz z jakiegokolwiek powodu grać w tę dysfunkcyjną grę, gdzie pracownik jest w jakiś sposób “ważny”, ponieważ są one jedynym posiadaczem danych biznesowych, ale są one w jakiś sposób “obciążeniem”, ponieważ jak śmieją zachorować w środku jakiejś krytycznej potrzeby biznesowej.

Poza innymi prawidłowymi odpowiedziami:

Należy sprawdzić zgodność z prawem.

W zależności od kraju i obowiązujących przepisów prawnych, wielokrotne próby kontaktu z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim mogą być nielegalne. Zwolnienie lekarskie jest obszarem ochrony pracowników i zazwyczaj jest ściśle regulowane. Pracownik ma jasno określone obowiązki (poinformowanie firmy, zapewnienie odpowiednich dokumentów lekarskich, itp.), ale także jasno określone zabezpieczenia. Niektóre z nich mają na celu ochronę przed nękaniem przez pracodawcę, a powtarzające się próby kontaktu mogą wciągnąć cię w ten obszar. Można argumentować, że próbujesz wywierać presję na pracownika.

Ponadto w wielu krajach praca jest wyraźnie zakazana podczas zwolnienia lekarskiego. Odpowiadanie nawet na jeden e-mail dotyczący pracy jest czynnością zawodową. Możesz wpędzić pracownika w kłopoty (np. z ubezpieczeniem zdrowotnym, które za wszystko płaci). Co prawda, jest mało prawdopodobne, że kiedykolwiek się o tym dowiemy, ale nie jest to dobry powód.

Krótko mówiąc, pracownik na zwolnieniu lekarskim jest niedostępny. Zamiast kontaktować się z nią, musisz zbadać inne opcje:

• Czy te informacje mogą być niedostępne do czasu jej powrotu? Jeśli tak, po prostu poczekaj.
• Czy dane są dostępne w jakiś inny sposób? Jeśli są one przechowywane na utworze. Komputer, a administrator IT może mieć do nich dostęp, sprawdź z prawnego punktu widzenia jakie są ograniczenia w tym zakresie.
• Czy dane mogą być zrekonstruowane skądś (np. z nowego zrzutu bazy danych)?
• Dlaczego ważne dane nie są dostępne dla co najmniej dwóch osób? Zrewiduj swoje zasady.

Nie zostałeś oszukany, masz pracownika na zwolnieniu lekarskim.

Istnieje wiele powodów, dla których chory może nie reagować natychmiast i zawołać ją jak zbyt zazdrosny chłopak nie wyświadczy ci żadnej przysługi i może wyrządzić wiele krzywdy.

Fakt, że nie myślałeś o przechowywaniu ważnych danych w miejscu dostępnym dla organizacji to twój błąd, ale mogą być sposoby na odzyskanie ich samemu. W jaki sposób natknęła się na te dane? Jeśli została wysłana pocztą elektroniczną, może być gdzieś na waszym serwerze Exchange. Jeśli był to udział lub adres URL, sprawdź czy możesz znaleźć link w mailach wysyłanych na jej adres roboczy (lub historię internetową, jeśli Twoja organizacja ma na nich zakładki).

Pamiętaj, że może to być niemożliwe lub szalenie trudne do zrobienia w większej organizacji. Jeśli to ona jest autorem, jesteś SOL do czasu, aż wróci lub jest na tyle dobry, aby go wysłać. W związku z tym, może to być dobry moment na zapoznanie się z Faktorem Autobusów i zrewidowanie swoich zasad.

Co zrobić, gdy pracownik na zwolnieniu lekarskim ma ważne dane i nie odpowiada?

Opóźnienie w pracy z kierownictwem pozwala na opracowanie polityki, która eliminuje wąskie gardła w Twojej organizacji.

Nie ma powodu, dla którego ważne dane firmy powinny być dostępne tylko dla jednej osoby.

Ona trzyma kilka bardzo ważnych danych dla zespołu i nie mam pojęcia jak je odzyskać. Powinienem do niej ciągle dzwonić? Spróbować innego numeru? Albo coś innego?

Prawidłowa odpowiedź zależy od prawa pracy w Twojej okolicy, znaczenia tych krytycznych danych i tego, czego próbowałeś do tej pory.

W niektórych miejscowościach nie możesz oczekiwać, że chory pracownik w ogóle będzie wykonywał jakąkolwiek pracę - nawet nie rozmawiając z Tobą. Sprawdź, czy taka reguła pracy istnieje w Twojej okolicy.

Ponieważ wskazała, że oddzwoni do Ciebie, rozsądnie jest założyć, że jest w stanie Ci pomóc, ale jeszcze tego nie zrobiła. Skontaktowała się z Tobą za pośrednictwem jakiegoś medium - telefonu, tekstu, poczty elektronicznej - używając tego samego medium, po prostu wyjaśnij, czego potrzebujesz od niej i zapytaj ją, co byłoby najlepszym sposobem na uzyskanie danych.

Jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi, porozmawiaj z jej szefem. Zapytaj, czy jest ktoś inny, kto może dostarczyć Ci potrzebnych danych.

Jeśli jest chora od tygodnia i nadal jest chora, jej szef prawdopodobnie powinien współpracować z działem kadr, aby rozważyć, jaki krótkoterminowy proces dotyczący niepełnosprawności ma zastosowanie w Twoim miejscu i firmie.

“Proszę oddzwonić z powodu informacji X i Y, które są potrzebne jako informacje o terminie realizacji projektu K” dostaniesz przynajmniej rzut oka na telefon i być może będę w stanie dać ci jedno zdanie odpowiedzi na temat tego, jak znaleźć wszystkie potrzebne informacje.

Dostarczenie jasnych, zwięzłych informacji o Twoich potrzebach pokazuje odbiorcy, że cenisz sobie jego czas, skracając wszystkie kroki potrzebne do przejścia do sedna sprawy, pozwalając na szybką ocenę wniosku.

Powyższy opis jest ważny jako ogólna rada, tym bardziej jeśli Twój odpowiednik jest na zwolnieniu lekarskim i może mieć do czynienia z nieprzyjemnymi problemami osobistymi.

Chora osoba w jakiś sposób zdobyła ważne informacje. Jaki jest koszt ponownego uzyskania tych ważnych informacji przez inną osobę bez pomocy chorego? Kosztem tym mogą być pieniądze, czas lub inne zasoby.

Grałeś w pokera mając tylko jedną osobę z tą ważną informacją i losem zwanym Twoim blefem. Zapłać cenę, przejdź dalej, lepiej następnym razem.

Możesz poprosić pracownika przez SMS, że potrzebujesz dokładnie tych ważnych informacji XY i czy widzi sposób, aby Ci je przekazać lub czy lepiej zacząć od nowa z innym pracownikiem. Pokaże to choremu, jak ważna jest informacja, ale także, że nie jest on zmuszony do podania informacji, jeśli po prostu nie jest w stanie.

W jednej z firm, w której pracowałem, była ogromna wiki, gdzie naprawdę wszystkie informacje z każdego projektu poszły. Czegoś brakowało i znalazłeś osobę, która to miała? Pozwoliłeś im je zapisać lub sam je zapisałeś, ale następnym razem, gdy ktoś potrzebował informacji, był w stanie ich szukać i znaleźć. Myślę, że wiki jest potężniejsza niż kiść plików na wspólnym dysku, ponieważ wyszukiwanie jest o wiele szybsze.

Jeśli ważną informacją jest hasło lub dane do logowania, upewnij się, że masz menedżera haseł w całej firmie, że personel IT wie, jak uzyskać dostęp do e-maili, na przykład po kliknięciu na zapomniane hasło. E-mail używany do uzyskania dostępu do innych usług powinien być również udokumentowany w wiki i/lub podręczniku haseł itd.

Stwórz środowisko, w którym żadne dane nie są przechowywane w głowach ludzi, ale wszystko na prawdziwych nośnikach danych, dostępnych dla wszystkich, lub przynajmniej z dostępem przyznanym wszystkim przez pracowników IT.

Poza opisanymi przyczynami fizjologicznymi i prawnymi, przynajmniej w USA, istnieją dalsze, istotne powody finansowe, aby Twoja firma nie pozwalała na kontakt z chorymi pracownikami - większość ubezpieczeń, które obejmują takie “STL” lub “STD” (Krótki urlop lub inwalidztwo) będzie wymagała, aby objęty ubezpieczeniem chory pracownik ściśle nie wykonywał pracy, a to wyklucza nawet jedną drobną odpowiedź o pracy.

Powodem jest to, że jeśli pracownik może odpowiedzieć na pytania, nie jest niepełnosprawny w pracy, a firma zyskuje wartość i dlatego powinien płacić wynagrodzenie. Jeśli byłoby to dozwolone (lub nawet tylko tolerowane), firmy mogłyby po prostu przenieść wszystkich swoich programistów na STD, nie płacić wynagrodzenia (ubezpieczenie by to zrobiło), i kazać im kontynuować pracę. Bądźcie pewni, że niektórzy by tego spróbowali.

Jeżeli ubezpieczenie pracownika od STD przyłapie Was na rozmowach na tematy związane z pracą w czasie “choroby”, może on pozwać Waszą firmę za ich wyłudzenie. Byłoby to dość kosztowne, a w Twojej firmie szybko zabrakłoby alternatywnych firm ubezpieczeniowych.

[mamy nawet obowiązek wyłączyć zdalny dostęp dla wszystkich chorych pracowników, w dniu, w którym ubezpieczenie zaczyna płacić. Co za ból]

Wcale nie zgadzam się z ogólnym konsensusem zawartym w powyższych odpowiedziach. Twoje oczekiwania, że twój chory kolega powinien odpowiadać na telefony i e-maile są całkowicie normalne. Fakt, że ktoś nie może pracować wydajnie przez osiem godzin nie oznacza, że nie może pracować w ogóle.

Zadaj sobie pytanie czy ta osoba miałaby małe dzieci, czy musiałaby je wsiadać ponieważ nie byłaby w stanie się nimi zaopiekować? Oczywiście, może się tak zdarzyć, a jeśli tak, to prawdopodobnie nie możesz oczekiwać, że ta osoba będzie odpowiadała na e-maile, ale w 99 przypadkach na 100 osób, które są na zwolnieniu lekarskim, nadal może opiekować się ich dziećmi, a jeśli może opiekować się dziećmi, może odpowiadać na niektóre e-maile lub telefony. Proste jak to.

Na koniec komentarz do krytyki, którą otrzymałeś za “pojedynczy błąd”. Tak oczywiście należy tego unikać, ale co jeśli ta ważna informacja została wygenerowana po południu przed rankiem, kiedy ta osoba zadzwoniła na izbę chorych? Być może częścią zadania tej osoby było napisanie protokołu po ważnym spotkaniu z wyraźnym celem uniknięcia “jednego punktu awarii”, ale (s)nie wypełniła ona tego obowiązku. Czy powinni zatrudnić dwóch sekretarzy na każde takie spotkanie? Jest to zupełnie nierozsądne, gdy alternatywnym rozwiązaniem jest, aby chory po prostu odebrał swój telefon.