Jak w profesjonalny sposób odpowiedzieć na maile, których jestem niewłaściwym odbiorcą?

Powiem, że to naprawdę ma znaczenie, od kogo jest ten e-mail. Jeśli jest od kogoś z twojej własnej firmy, a nie od najwyższego szczebla zarządzania, to szybka odpowiedź, że uważasz, że ma niewłaściwą osobę, to co robisz, jak pokazuje przykład geekrunningsa, jest bardzo odpowiednie.

Jeśli jest to pytanie od wysokiego szczebla zarządzania, to warto zapytać swojego menedżera, kto może być właściwą osobą lub działem i wysłać e-mail z przeprosinami z powrotem, ale cc także tej osoby. To sprawia, że idzie ono w dobrym kierunku i pokazuje, że nie tylko je zdmuchujesz.

Myślę, że to zostało wysłane do niewłaściwej osoby, ale powiedziano mi, że Justin Thyme in Shipping może być właściwą osobą do załatwienia tej sprawy. Wysyłam tę prośbę do niego, ale proszę daj mi znać, jeśli będę potrzebował pomocy.

Jeśli pytanie pochodzi spoza firmy, to znów chcesz namierzyć, kto może być właściwą osobą, zaczynając ponownie od sprawdzenia u swojego menedżera. Chcesz, aby Twoja firma wyglądała tak, jakby dbała o swoich klientów, więc ważne jest, abyś zadbał o to, by e-mail trafił do właściwej osoby lub działu. Odpowiedź jest podobna do odpowiedzi dla kierownictwa, ale pokazuje, że jesteś gotowy do ponownego kontaktu, jeśli to przekierowanie nie pomoże.

Myślę, że został on wysłany do niewłaściwej osoby, ale powiedziano mi, że Justin Thyme in Shipping może być właściwą osobą do obsługi tego. Wysyłam tę prośbę do niego, a tu są również jego dane kontaktowe. Jeśli Twoja prośba nie zostanie rozpatrzona, daj mi znać, a ja postaram się dowiedzieć, jak możemy Ci pomóc.

Jeśli Twój menedżer również nie wie, kto może być właściwą osobą do kontaktu, to warto poszukać w katalogu i spróbować kogoś znaleźć. Albo zapytać menedżera, kto może wiedzieć. W przypadku dyrektora generalnego lub klienta, naprawdę chcesz skierować e-mail we właściwym kierunku, jak również wysłać odpowiedź zwrotną. Jeśli naprawdę nie możesz, wtedy przynajmniej cc swojego menedżera w odpowiedzi z powrotem, więc odpowiedzialność za znalezienie właściwego kontaktu jest przesunięcie w górę łańcucha.

Jeśli dowiesz się, kto może być właściwą osobą z < 30 minut wysiłku, może to zwiększyć Twoją reputację jako pomocny, jeśli to zrobisz. W mojej organizacji wiem, że niektórzy ludzie mogą być w stanie powiedzieć mi, kto jest odpowiedzialny za system X; szybki spacer i rozmowa, a ja mogę odpowiedzieć, kopiując właściwą osobę, wskazując, że mogą wiedzieć. Nie warto się wykolejać przez cały dzień, ale to sprawia, że wyglądasz na bardzo rozważnego i pomocnego, jeżeli potrafisz to zrobić.

Czuję, że naprawdę masz dwie opcje.

Pierwsza to email “sorry, can’t help you”, którego geekrunnings dostarczył świetnego przykładu.

Druga to przekazanie emaila Twojemu menadżerowi z notatką:

Hej, [Jane Smith] w [ABC Department] wysłała mi ten email o problemie z systemem Foozlewotsit, ale tak naprawdę nie wiem kto może jej pomóc. Czy możesz przekazać go odpowiedniej osobie?

To zadanie dla menedżerów, aby zajmować się takimi sprawami.