Zauważyłem, że niektórzy ludzie wcielają się w “cc” kiedy wysyłają emaila. Jaki jest tego powód? Szybkie wyszukiwanie w google pokazało, że kilka osób chce się dowiedzieć, jak to zrobić automatycznie.
Większość osób, które znam, że wykazują takie zachowanie jest więc mają e-mail w swojej skrzynce odbiorczej, który kontynuuje łańcuch, a oni mogą zobaczyć swoją odpowiedź w ciągłości łańcucha czasowego. Jeśli sam się nie wykluczysz, większość klientów poczty elektronicznej nie pokaże twojej odpowiedzi, ponieważ trafia ona do folderu “Wysłane” i nie pojawia się w twojej skrzynce odbiorczej lub tym samym folderze, w którym znajduje się łańcuch wiadomości.
Zazwyczaj mamy wiele projektów na żywo w danym czasie. Używamy nagłówków tematów takich jak:
[Projekt A]: Dyskusja na temat blah
Ustawiam reguły w Outlooku, gdzie jeśli email zawiera “Projekt A” w temacie, powinien być przekierowany do folderu “Projekt A” w mojej skrzynce odbiorczej. Kiedy CC sam w tych emailach, mogę być pewien, że mój folder “Projekt A” zawiera wszystkie powiązane emaile, włączając te, które wysłałem.
Oznacza to również, że mogę okresowo usuwać folder “Wysłane emaile” bez obawy o utratę emaili specyficznych dla projektu.
Niektóre osoby używają swojej skrzynki pocztowej (a czasem innych narzędzi w swoim kliencie pocztowym, takich jak lista Todo w Outlooku) do zarządzania zadaniami roboczymi w centralnej lokalizacji. W tym przypadku, umieszczenie w skrzynce odbiorczej emaili, które wskazują, że coś wymaga działania (zadanie, coś do zrobienia, itp.) jest sposobem na uczynienie tego bardziej widocznym niż w folderze wysyłanych przedmiotów. Dodanie CC do siebie od razu umieszcza element jako nieprzeczytany w swojej skrzynce odbiorczej, aż do momentu odpowiedniego przetworzenia go.
Sama się ukrywam tylko wtedy, gdy muszę stworzyć “papierową ścieżkę”. W większości przypadków wystarczy poczekać na odpowiedź drugiej osoby zanim jeszcze raz pomyślę o tym wątku, ale jeśli stwierdzę, że druga osoba nie reaguje lub jeśli będę musiał podjąć działania w przypadku, gdy druga osoba nie zareaguje w określonym czasie, sam będę CC. Kiedy już sam będę miał CC’d, łatwiej będzie odpowiedzieć sobie później, a każdy kto później przeczyta ten wątek, będzie widział różnicę w odpowiedzi pomiędzy moimi dwoma emailami. Zazwyczaj ludzie widzą, że tak się dzieje i chcą odpowiedzieć, aby nie wyglądało na to, że to oni są problemem.