Jak poprosić o spotkanie z kimś, kogo nie znam?

Gdyby jakaś przypadkowa osoba, której nie znałem, umówiła się ze mną na spotkanie w cztery oczy, byłbym bardzo zdezorientowany i założyłbym, że to był błąd. Prawdopodobnie zignorowałbym to na początku, mając nadzieję, że nadawca poprawiłby swój błąd. Po pewnym czasie, gdyby to nie odeszło, odmówiłbym spotkania bez komentarza.

Może jestem w mniejszości, ale to mi się zdarzało tylko przy bardzo rzadkich okazjach. Ludzie zawsze przedstawiają się jako pierwsi, co pozwala uniknąć zamieszania. To naprawdę najlepsza rzecz, jaką możesz zrobić. Wyślij maila z informacją, że chciałbyś umówić się na spotkanie i upewnij się, że powiesz dlaczego. Jeśli masz możliwość obejrzenia ich harmonogramu, zasugeruj czas.

Najlepszym sposobem jest uniknięcie zamieszania i nie robienie żadnych założeń.

Często jestem na końcu tego typu zaproszeń. Z mojej perspektywy najlepiej sprawdza się zaproszenie perspektywiczne, które zawiera wprowadzenie, cele i program spotkania (które wszystkie zaproszenia i tak już powinny mieć!),

Coś w stylu:

“Cześć, jestem Bob i jestem nowym stażystą w dziale xyz. Mój menedżer pomyślał, że dobrze byłoby spotkać się z Tobą, aby dowiedzieć się więcej o dziale abc. Byłbym wdzięczny za to, że mogłabyś poświęcić pół godziny na szybkie spotkanie i pozdrowienie oraz kilka wprowadzeń o swoim świecie. Jeśli ten czas się nie uda, z przyjemnością przełożę go na inny termin”.

Dzięki temu jest to dla mnie najszybsze i najłatwiejsze: Szybko rozumiem o co w tym wszystkim chodzi i jeśli wszystko jest dobrze, mogę po prostu nacisnąć “zaakceptuj” lub w inny sposób zrobić szybką odpowiedź na odrzucenie lub dostosowanie. Jeśli to możliwe, unikałbym czegoś, co wymaga wielokrotnej komunikacji. Jeśli możesz to zrobić w wiadomości, to zrób to w jednej wiadomości.

Na przykład, jako Amerykanin, nie mam nic przeciwko stworzeniu spotkania z kimś, kogo nigdy nie spotkałem. Nie obchodzi mnie, czy inni mi to zrobią (o ile mam kontekst, dlaczego to robią). Jest to dość powszechne w kulturach bezpośrednich.

Jednak mój szef nie pochodzi z kraju zachodniego. Naprawdę czuje się niekomfortowo, kiedy ludzie losowo tworzą z nim spotkania, ponieważ jest bardzo bezosobowy i tępy/naruszony. Czułby się o wiele bardziej komfortowo, gdyby najpierw wysłano mu maila z prośbą o umówienie się na spotkanie. Albo gdyby ktoś zapoznał się z nim osobiście, najpierw.

Uogólniając, kultura zachodnia jest bezpośrednia i na pierwszym miejscu ceni biznes, na drugim relacje. Ludzie z tego środowiska prawdopodobnie nie będą się przejmować, jeśli losowo zaplanujesz spotkanie (pod warunkiem, że nie marnujesz ich czasu). Ludziom z mniej bezpośrednich i bardziej relacyjnych kultur o wiele bardziej będzie zależało na how ty to zrobisz. Związek ma dla nich znaczenie.

Zasadniczo, będzie to zależało w dużym stopniu od kultury. Zarówno Twoja firma, jak i wpływy z otoczenia wszystkich zaangażowanych osób.

Najlepszą odpowiedzią będzie zapytanie Twojego szefa. Powinien on mieć dobre wyczucie kultury wewnętrznej Twojej firmy, może znać ludzi i może udzielić odpowiedzi w bardziej specyficzny sposób.

• Wyślij maila wprowadzającego, mówiąc “mój szef zasugerował, żebym skontaktował się z Tobą w sprawie X”. Czy mogę ustawić 30 minut w naszym kalendarzu na rozmowę o tym?“

• Po otrzymaniu odpowiedzi wyślij powiadomienie o spotkaniu

Jeśli chcesz wysłać spotkanie bez wstępnego maila upewnij się, że podałeś wyraź kontekst, że 1) Twój szef zasugerował to i 2) dlaczego się spotykasz.

Bez względu na to, jaką technologię komunikacyjną stosujesz, chcesz przekonać osobę, że spotkanie będzie warte zachodu. Powinieneś zastanowić się, jaką wartość ma to spotkanie. Czy to pomaga im w wykonywaniu ich pracy? Prawdopodobnie nie. Chcesz im pokazać, że to pomoże organizacji i że okazałeś im szacunek do ich czasu. Powinieneś przygotować swoje pytania, aby spotkanie dało Ci odpowiedzi, których szukasz. Pomocne będzie pokazanie, że to zrobiliście. Jeśli to zrobicie, wiele osób chętnie wam pomoże.

Historia, która pokazuje to, o czym mówię. Dostałem telefon od bardzo młodszego inżyniera. Pytała o to, jak rozwiązaliśmy pewne problemy w moim programie, aby mogła zastosować to w swoim programie. Dokładnie przestudiowała rysunki i przygotowała listę konkretnych pytań. Odpowiedziałem na te, które mogłem i skierowałem ją do osób, które mogły odpowiedzieć na pozostałe. Spędziliśmy 20 minut na rozmowie telefonicznej. Zostałam szczęśliwa, że pomogłam jej i naszej firmie poradzić sobie z jej problemami. Jej przygotowanie sprawiło, że rozmowa była bardzo produktywna.

Spróbowałabym w Outlooku i zobaczyłabym, czy można przejrzeć ich harmonogram tak, aby przy rezerwacji spotkania nie było czegoś jeszcze.

Jeśli to nie zadziała, to prawdopodobnie zasugerowałabym pójście do ich biurka, aby mogli szybko sprawdzić swoją dostępność, zakładając, że te spotkania będą miały miejsce wkrótce. Jeśli jesteś OK czekając długo, to mogę iść do e-maila, który może być najniższy priorytetowy sposób, aby przejść. To może również przekazać znaczenie spotkania, ponieważ e-mail może być ignorowany w niektórych miejscach, przynajmniej z tego, co widziałem w moich latach pracy.

IM ma sens tylko wtedy, gdy ludzie są znani z korzystania z niego i jest sposobem, aby dostać się do kogoś. Jeśli menedżer jest w trakcie spotkania przez 90% czasu, to może być tak, że IM będzie lepszy niż zwykły e-mail. W przeciwnym razie, może to nie zrobić wiele.