Jak sprawić, aby wszyscy pracownicy przeczytali i podpisali polisę?

Po pierwsze, widzę tu dwie bardzo różne kwestie, a tak naprawdę dwa bardzo różne pytania.

1. Jak mogę przestać marnować swój czas na bardzo ręczny proces?
2. Jak sprawić, by pracownicy niechętnie lub z wahaniem stwierdzili, że przeczytali jakąś politykę?

W tym konkretnym przypadku odpowiedź na pierwsze pytanie może rozwiązać zdecydowaną większość drugiego problemu.

Twoje polityki są już w SharePoincie, to archaiczne, że postępujesz zgodnie z opisanym przez Ciebie procesem ręcznym. W SharePoint'ie masz narzędzia i infrastrukturę potrzebną do łatwego zautomatyzowania tego procesu.

SharePoint jest w stanie wysyłać emaile, zbierać dane wejściowe i śledzić działania użytkowników. Może również wysyłać przypomnienia niezbędne dla tych, którzy nie zakończyli procesu. Kilka godzin czasu spędzonych przez administratora SharePoint'a może łatwo zautomatyzować cały proces i uwolnić Cię od tego, co jest oczywiście bardzo żmudnym zadaniem.

W zależności od tego, jak SharePoint jest zintegrowany z Twoją ogólną infrastrukturą, możesz również łatwo zmusić pracownika do wykonania danej czynności, zanim pozwoli mu ona na kontynuowanie jego innej codziennej pracy. Na przykład akcja logowania, która otwierała formularz każdego ranka, gdy logował się on do rozpoczęcia dnia roboczego.

Odpowiedź Stephena jest idealna z punktu widzenia automatyzacji - i wydaje się, że wie on więcej o niuansach Sharepointa niż ja… ale zgadzam się, że jest absolutnie jakiś sposób, aby Sharepoint robił wszystko, co robisz teraz!

Chciałem dodać, że może będziesz chciał ponownie rozważyć, co trzeba podpisać i dlaczego. Jeśli masz bardzo dużo podpisanych dokumentów, bardzo często może to spowodować, że będziesz miał dużo pracy dla bardzo małej firmy, ponieważ po zbyt wielu prośbach o podpisanie, ludzie zaczną podpisywać wszystko, co przewyższa pierwotny cel, jakim było uzyskanie potwierdzenia odbioru i zrozumienia.

Widziałem firmy, które testowały swoje podpisane dokumenty w następujący sposób, aby uzyskać lepszy efekt:

• nie obchodzi nas, czy się zgadzają, musimy tylko wiedzieć, że je dostały - weź pod uwagę format paragonu zwrotnego - możliwy do zrobienia w Sharepoincie lub większości korporacyjnych klientów poczty elektronicznej. Nie wymaga to podpisu cyfrowego, a jedynie dowodu otwarcia poczty. Świetnie sprawdza się w przypadkach, w których prawda jest taka, że “nie obchodzi nas, czy się zgadzasz, to są zasady”

• dbamy o to, aby pracownicy zarówno otrzymali, jak i byli w stanie stosować się do nowej polityki - zamiast podpisu, możesz rozważyć quiz (irytujący jak najbardziej). Istnieją systemy szkoleniowe, które pozwalają ustrukturyzować taki format - pracownik otrzymuje politykę, a następnie odpowiada na kilka pytań “quizowych”, aby pokazać, że ją przeczytał i zrozumiał. Widziałem, że jest ona wykorzystywana do celów polityki bezpieczeństwa o wysokim priorytecie, polityki dotyczącej molestowania seksualnego, zasad bezpieczeństwa i innych rzeczy, w przypadku których firma uważa, że byłoby bardzo źle, gdyby pracownicy nie przestrzegali tej polityki, ponieważ krzywdziliby więcej osób niż tylko siebie.

• rozwiążemy lub podejmiemy dalsze działania, jeśli polityka nie zostanie przeczytana i nie będzie przestrzegana - możesz rozważyć włączenie menedżerów do swojego cyklu irytacji. Śledź pracowników, którzy nie podpisali umowy i poproś ich menedżera o podjęcie działań następczych. Spraw, aby kierownicy z opóźnionymi pracownikami byli widoczni dla kierownictwa wyższego szczebla po pierwszym ping do menedżerów nie powiodło się. Spraw, aby było to częścią organizacyjnego priorytetu i daj jasno do zrozumienia, że nie podpisanie polityki oznacza, że nie wykonujesz swojej pracy.

W Stanach Zjednoczonych miałbyś kilka możliwości wyboru, chociaż powinieneś zlecić korporacyjnemu działowi prawnemu zapoznanie się z nimi, aby upewnić się, że są one zgodne z prawem.

1. Dostarczenie dokumentów drogą elektroniczną.
2. Wymagane jest dostarczenie dokumentów drogą pocztową z pokwitowaniem zwrotu. Muszą się oni podpisać na dokumencie. Amerykańskie sądy uznały, że podpis jest wystarczający, aby udowodnić, że otrzymali dokumenty. Mogły wyrzucić je do kosza, ale to ich wybór, aby zignorować dokument, na który właśnie złożyły swój podpis.

Kluczową kwestią jest to, co się stanie, jeśli nie złożą podpisu.

• Jeśli odmówią podpisania, czy polityka nadal ma do nich zastosowanie? np. coroczne przeglądy latem i wiosną.
• Czy muszą dokonać wyboru: Idź z nową polisą na zwolnienie lekarskie i zarabiaj X godzin tygodniowo, lub zostań ze starą polisą i otrzymuj Y godzin rocznie w formie ryczałtu. Nowi pracownicy nie mają wyboru, otrzymują nową polisę.
• Czy istnieje koszt nowej polisy: Na przykład teraz masz pokrycie na wizję i musimy wybrać lekarza, ale to kosztuje za nową polisę. Brak porozumienia oznacza brak ochrony ubezpieczeniowej.

Czasami możesz skorzystać z jednej z metod przymusowej dostawy, z listem informującym, że nowa polisa rozpocznie się za 60 dni. Jeśli chcesz zrezygnować, zrób to w ciągu 30 dni. Następnie przejdź do przodu, zachowując dowód doręczenia w każdym folderze pracowniczym.

Jeśli zatrudnienie jest do Twojej dyspozycji w Twojej jurysdykcji, uparta odmowa nawet uznania zasad nie stanowi problemu, może być rozwiązana poprzez zakończenie zatrudnienia.

Jeśli nie masz nic przeciwko szukaniu niedrogiego rozwiązania dla osób trzecich, możesz rozważyć zastosowanie DocRead for SharePoint, jest to idealne rozwiązanie dla Ciebie!

DocRead pozwala na wysłanie dowolnego dokumentu (w tym przypadku polityki) do jednej lub kilku grup użytkowników. Od Ciebie, jako wydawcy, zależy, jak długo będziesz chciał, aby pracownicy (w tych grupach) czytali i podpisywali te dokumenty.

DocRead pomoże Ci również przy wejściu na pokład, ponieważ sprytnie wykrywa, czy ktoś jest nowy w grupie i przydziela im czytanie, które otrzymali inni członkowie grupy. Możesz ustawić czytanie jako “Wymagane” (Must Read) lub “Zalecane” (Should Read).

Mamy również zestaw raportów (dostęp z SharePoint), które pozwolą Ci zobaczyć, kto ma, a kto nie przeczytał Twoich dokumentów.

Dla każdego pracownika, który akceptuje (lub nie akceptuje) Twój dokument, wystawiamy pokwitowanie w celu przeprowadzenia audytu.

Wreszcie, automatyzujemy wszystkie e-maile, które są wysyłane, gdy dokument jest przypisany, potwierdzony i przeterminowany.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej, zajrzyj do DocRead for SharePoint , lub dla bardziej szczegółowego przykładu, przeczytaj How to get employees to read your staff handbook ’.

_ disclaimer : Rozwijam produkt DocRead for SharePoint._

Moja firma (i inne duże firmy, w których pracowałem) posiada oprogramowanie do obsługi tego typu sytuacji “wymagana jest odpowiedź”.

Otrzymujemy powiadomienia pocztą elektroniczną o nowych i zmienionych zasadach. Zostajemy przekierowani na stronę internetową, gdzie musimy przeczytać zasady i “wypisać się” klikając przycisk na dole dokumentu. To “wylogowanie” jest rejestrowane w systemie.

Jeśli osoba nie wylogowała się w wyznaczonym czasie, do niej i do jej kierownika wysyłany jest paskudny schemat. Paskudny schemat jest powtarzany aż do momentu zarejestrowania wylogowania i w miarę upływu czasu zwiększa się ranga kierownictwa.

Wydaje się, że jest to skuteczne w końcowym efekcie wylogowania.

To, czego to nie robi, to upewnienie się, że ktoś rzeczywiście czyta i rozumie dokument, ponieważ większość ludzi po prostu szybko przewija do końca i klika przycisk wylogowania. Aby “rozwiązać” ten problem, firma posiada podobny mechanizm, który obejmuje również “quizy” z ocenami zaliczającymi. Metoda ta jest wykorzystywana w przypadku bardziej rozbudowanych polityk i corocznych potrzeb w zakresie zgodności z przepisami.

Jako osoba nie zajmująca się HR, wszystko to wydaje mi się dość głupie, ale wydaje się osiągać to, co HR stara się osiągnąć.

Powinieneś porozmawiać o takich systemach ze swoim działem IT. Być może już go posiadają, lub mogą poszukać systemu, który spełni Twoje potrzeby w Twoim budżecie. Wiem, że są takie, które można zbudować, takie, które można kupić do pracy wewnętrznej, a takie, które są hostowane na zewnątrz.

Powodzenia.

Już wcześniej używałem zachęt do tego typu rzeczy, takich jak: “każdy, kto czyta i podpisuje się przed datą X, bierze udział w losowaniu na dodatkowy dzień wakacji, butelkę szampana, obiad na dwa bony, cokolwiek”. Minimalny koszt i ważne jest, aby wybrać coś, co będzie miało szeroki oddźwięk w Twoich pracownikach.

Zostawiłam też klangerów w polityce, aby dowiedzieć się, kto faktycznie je czyta (w przeciwieństwie do zwykłego podpisywania, aby powiedzieć, że je przeczytał) albo w formie celowych pomyłek, albo w jednym przypadku jestem z nich szczególnie dumna, włącznie z klauzulą, że każdy pracownik będzie uprawiał brodę. Było to w szkole podstawowej z całkowicie żeńskim personelem…