W czasie podróży nie należy spodziewać się pieniędzy wykraczających poza normalne wynagrodzenie i wszelkie nieuznaniowe wydatki. Jeśli podróż jest dla Ciebie tak dużą niedogodnością, że oczekujesz wynagrodzenia wykraczającego poza normalne wynagrodzenie, być może nie powinieneś wyjeżdżać w podróż. Większość osób, które znam, nie może się doczekać wyjazdu na szkolenia i konferencje.
Jeśli wydatki są znacznie wyższe niż twoje wynagrodzenie, firma powinna wydać ci kartę kredytową na nazwisko firmy, aby pieniądze nie wyszły ci bezpośrednio z kieszeni. W tym przypadku, wszędzie tam, gdzie wspomniałem poniżej o “zwrocie kosztów”, będzie to naprawdę oznaczało, że “firma zapłaci za pośrednictwem tego konta karty kredytowej”.
Z mojego doświadczenia wynika, że amerykańscy pracodawcy zazwyczaj pokrywają:
Twoje wynagrodzenie za dni, w których nie ma Cię w domu, w których normalnie pracowałbyś (więc jeśli wyjedziesz w poniedziałek i wrócisz do domu w piątek, dostaniesz swoją tygodniową wypłatę; jeśli wrócisz do domu w niedzielę, nadal otrzymasz normalną tygodniową wypłatę).
Transport (najczęściej drogą lotniczą) do i z miejsca
Rozsądne posiłki i przekąski na czas prowadzenia działalności gospodarczej (gdzie “rozsądny” oznacza posiłek, który kupiłbyś dla siebie, trzymając się budżetu, nie wybierając się do ekstrawaganckich czterogwiazdkowych restauracji na każdy posiłek). Napoje alkoholowe zazwyczaj nie są wliczone w cenę.
Rozsądne zakwaterowanie na czas trwania Twojej działalności. Jeśli Twoje szkolenie odbywa się od poniedziałku do piątku, firma powinna zapłacić za hotel od niedzieli do czwartku w nocy (zakładając, że masz piątkowy lot) lub piątek w nocy (jeśli masz lot w sobotę). Jeśli zdecydujesz się zostać w danym miejscu dłużej, będziesz odpowiedzialny za transport, hotel i wyżywienie w te dodatkowe dni).
Rozsądny transport naziemny, który zawiezie Cię z lotniska do miejsca zakwaterowania oraz z miejsca zakwaterowania do miejsca, które odwiedzasz w celach służbowych (centrum szkoleniowe, biuro firmy, itp.). “Rozsądny” oznacza transport publiczny, wynajem samochodu średniej klasy lub taksówki - nie usługi limuzyny.
Zazwyczaj (również moje doświadczenie jest w USA), gdy jesteś poza normalnymi godzinami pracy lub w inny sposób nie jesteś zaangażowany w główny cel podróży, Twój czas jest do zrobienia z tym, co chcesz, w granicach rozsądku (tj. nie wdając się w bójki barowe lub angażując się w nielegalną / niebezpieczną działalność), chyba że istnieje wyraźne oczekiwanie, że będziesz wykonywać inną pracę dla firmy w tym czasie. Za transport, wstęp (załączniki turystyczne, muzea, imprezy, pokazy, itp.) będziesz musiał zapłacić, ponieważ nie są one tym, za co firma Cię wysłała.
Jeśli chodzi o Twój e-mail, po prostu zapytaj, jaki jest proces zwrotu wydatków i jakie są zasady. Powinien on być napisany gdzieś w podręczniku pracownika lub polisie, ale zaznaczyłeś, że żadna z nich nie istnieje (o czym i tak wiesz). Upewnij się, że masz odpowiedź zanim poniesiesz te wydatki.
Zapisz wszystkie rachunki i prześlij je w zorganizowany sposób - nie podawaj komuś koperty wypełnionej kartkami papieru. Uporządkuj je, skompiluj w arkusz kalkulacyjny pogrupowany według kategorii (posiłki, transport, itp.) i prześlij do zwrotu kosztów. Prześlij kserokopie - nie oryginały paragonów (zachowaj oryginały na wypadek, gdyby były potrzebne później). Możesz nawet napisać notatkę na samym rachunku, jeśli nie ma on wystarczających informacji, aby jasno określić, co to jest.