W prosty i zwięzły sposób wyjaśnię okoliczności i zapytam osobę, czy sprawdzi ich koniec. Oczywiście, pozostawiając otwartą możliwość, że jest to czyjaś pomyłka.

Chyba, że ta druga osoba jest całkowicie nie do pogodzenia, powinno to być dopuszczalne.

Bądź grzeczny, osobisty i wyrozumiały. Stwierdziłeś już, że nie sądzisz, że to było celowe, i że nie byłeś niewygodny.

Dobrym przykładem tego, co mógłbyś powiedzieć może być:

“Hello {person},

Dziękuję za przesłanie mi {pliku} Prosiłem. Czy masz jakieś aktualne wersje? Ta, którą mi pan wysłał, jest identyczna z moją i zastanawiałem się, czy moja kopia jest już w pełni aktualna. Jest to całkowicie możliwe, ale chciałbym być tego pewien. Jeśli mógłbyś dać mi znać i wysłać mi jakąś zaktualizowaną wersję, którą masz, byłbym bardzo wdzięczny. Przepraszam za niedogodności, zwłaszcza jeśli okaże się, że pomyliłem się z wersjami plików oryginalnie.

Miłego dnia, i jeszcze raz dziękuję!

~!Acolyte”

Check to Make Sure It’s a Mistake

Upewnij się, że kliknąłeś właściwy link. Użyj porównania dokumentów, aby upewnić się, że nie ma żadnych zmian (lub użyj sumy kontrolnej, tak jak to zrobiłeś). Zanim złożysz wniosek i wyciągniesz wnioski, zrób to z należytą starannością, aby zaoszczędzić trochę bólu głowy.

Problem z pocztą elektroniczną

E-mail jest naprawdę niechlujny. Wysyłasz e-maile do wielu osób jednocześnie, niektórych z nich możesz nie znać, a ton głosu nie jest załączony. Oznacza to, że jest to plac zabaw dla głupich menadżerów i ludzi zbyt dużych, by mogli czytać co chcą w kontekście e-maila.

Z tego powodu proponuję szybki IM lub telefon (o mało inwazyjnej porze, jak pierwsza rzecz rano, lub tuż po obiedzie). Pozwala to na bezpośrednią rozmowę z daną osobą, ułatwia jej natychmiastowe załatwienie sprawy (a nie stanie się kolejną prośbą w skrzynce odbiorczej), a także pozwala tonem głosu przekazać informacje utracone w e-mailu.

Jeśli wysyłasz e-mail, gorąco polecam wysłanie go tylko do osoby, która go wysłała. Usuń wszystkie CC, i po prostu wyślij szybki prosty e-mail jak:

Hej John, sprawdziłem podwójnie plik, który wysłałeś wczoraj, ale nie był aktualizowany od ostatniego razu. Kiedy masz szansę, możesz go przejrzeć i w razie potrzeby zaktualizować? Dzięki.

Klucze to:

1. Wyjaśnij, że już sprawdziłeś
2. Podaj im wyraźną akcję
3. Nie dołączaj żadnego negatywnego języka przypisującego winę

Poczta elektroniczna z natury czuje się “poważna”, więc trzymanie jej krótko może być dobrą strategią, aby złagodzić powagę. Jeśli sformatujesz ten sam e-mail w niewiarygodnie formalny sposób, poczujesz się zupełnie inaczej:

Hej John,

Sprawdziłem podwójnie plik, który wysłałeś wczoraj, ale nie był aktualizowany od ostatniego razu.

Kiedy będziesz miał okazję, możesz go przejrzeć i zaktualizować w razie potrzeby?

Dzięki z góry, - Nick

Jakie to irytujące, huh. Moje podejście jest zazwyczaj czymś, co nie próbuje zrzucić na nich winy za błąd, ale wyraźnie pokazuje, że nie wysłali właściwego przedmiotu.

“Cześć {so-and-so}. Przepraszam, jeśli byłem niejasny w mojej prośbie. Mam już wersję X, datowaną na MMDDYYY, z pliku i uważam, że jest nowsza wersja Y, chyba z wczoraj? Czy byłbyś w stanie wysłać najnowszą, a jeśli jej nie masz, daj mi znać, kogo mam zapytać? Bardzo dziękuję za pomoc, przepraszam, że cię wkurzam.”

Teraz, wiesz dobrze, że spieprzyli, ale ty grasz miłego faceta. I tak nie będzie wkurzony, ale powinien być zażenowany.

I would write:

Hi,

The download link for the document at still gives the previous version, even though the version that is displayed in the page has been updated.

Cheers …

This is feedback which helps them as much as you.