Jak postępować, gdy zdalny szef nie odpowiada na maile?

Als je een reactie van je baas mist, is het ergste wat je kunt doen ** precies wat je de vorige keer hebt gedaan**. Ze zeggen dat waanzin dezelfde actie herhaalt en verschillende resultaten verwacht. Dus stuur niet gewoon dezelfde e-mail of stuur het door met een nietszeggende intro zoals “heb je hier nog steeds een antwoord op nodig” of “elke update?”

Je moet uitzoeken (door te vragen, of door te observeren) waarom je baas je e-mails niet beantwoordt en dat dan repareren. Het zou een van deze kunnen zijn:

• je baas heeft een hekel aan typen en denkt dat het sneller zou zijn om te praten (maar komt er dan niet aan toe)
• je baas wil niet dat het antwoord “on the record” is met email
• je baas ziet geen urgentie of behoefte aan een antwoord
• je baas ziet geen vraag of iets dat een antwoord vereist
• je had verschillende vragen in de email en de baas heeft een of meer (maar niet alle) vragen beantwoord. De baas beschouwt de e-mail als “afgehandeld” terwijl u nog steeds wacht op een antwoord
• u had verschillende vragen in de e-mail en terwijl de baas één of meer van deze vragen kon beantwoorden, is er minstens één niet zozeer te beantwoorden en de baas stelt het beantwoorden van de e-mail uit totdat er een antwoord op de hele e-mail kan worden geschreven.
• je baas hoopt door niet te antwoorden dat je stopt met vragen stellen zonder daadwerkelijk geweigerd te worden
• je baas heeft dingen te doen die echt belangrijker lijken dan jouw spullen
• je baas heeft dingen te doen die belangrijker lijken dan jouw spullen, omdat je niet hebt uitgelegd waarom jouw spullen belangrijk zijn
• je baas is bezig te falen in deze job en beantwoordt geen e-mails van wie dan ook, en zal als gevolg daarvan snel weg zijn

dus kijk eerst maar eens naar je e-mail. Een goede begint met een enkele zin die alles samenvat:

Ik boek aanstaande dinsdag 2-10 september, tenzij je me vertelt dat dat niet mogelijk is.

Ik kan niet doorgaan met het Smith-project totdat je me vertelt of we de bestandsoptie wel of niet opnemen.

Ik heb een korte ontmoeting met jou en Tony nodig om wat ontwerpproblemen op te lossen en ik kan niet verder gaan tot ze zijn opgelost.

Daarna, leg de achtergrond uit die de baas misschien nodig heeft, en sluit af met een zeer duidelijke oproep tot actie. Het moet ook de communicatiestijl die deze baas wil respecteren (of vragen) - een formele ontmoeting? elkaar gewoon in de hal pakken op een dag? een e-mail keten in vier richtingen? - iedereen heeft zijn eigen voorkeuren en je moet meestal werken met de voorkeuren van de belangrijkste persoon in het gesprek.

Indien mogelijk, stel de standaardinstellingen in en vertel je baas wat ze zijn. Op die manier kun je, als je geen antwoord krijgt, doorgaan. Als je de standaardinstelling “Ik zal mijn vakantie niet boeken” maakt, dan hoeft een baas die niet wil dat je op vakantie gaat geen nee te zeggen, maar moet hij gewoon stil blijven. Als je de standaard “Ik zal mijn vakantie boeken” maakt, dan ga je door met boeken als je niet terug hoort. Dat betekent dat de baas moet antwoorden of je krijgt je zin. (Ga niet overdrijven met dit.) Als je verklaart dat je van thuis uit werkt, dat je vanaf nu 30 uur per week werkt voor hetzelfde loon, of dat je vanaf nu overal waar je komt eerste klas vliegt, zal dat waarschijnlijk tot veel problemen leiden. Maar voor verstandige verzoeken, stel een standaard vast die je zal bevallen, en een die de moeite voor je baas minimaliseert om je te geven wat je wilt). Jij en Tony zijn het niet eens over hoe je iets moet doen? Je zou de standaard kunnen maken dat je het op jouw manier doet, of dat je stopt met werken totdat er een beslissing wordt genomen. Als de standaard is dat je het op Tony’s manier doet, waarom zou de baas zich er dan mee bemoeien?

Slimme e-mails krijgen reacties. Zelfs slimmeriken laten je nog steeds vooruitgaan zonder antwoord.

Als je absoluut niet vooruit kunt komen zonder antwoord, en je hebt dat duidelijk gemaakt maar nog steeds geen antwoord gekregen, dan kun je dat opnieuw benadrukken als je de e-mail opnieuw verstuurt.

Ik ben donderdag gestopt met werken aan het rapportgedeelte en ik heb nog wat andere dingen gedaan, maar zal morgen zonder taken komen te zitten aan dit project. Op dat moment zal het schema beginnen te slippen. Ik wil deze ontwerpproblemen vandaag graag oplossen. Details in mijn e-mail van vorige week, hieronder. Kunnen we elkaar vanmiddag voor 30 minuten ontmoeten? Tony zou er waarschijnlijk ook moeten zijn.

Nu doe je niet hetzelfde - je voegt details toe, je geeft gevolgen aan het niet beantwoorden, en je bent super duidelijk over wat je nodig hebt en waarom je het nodig hebt.

W mojej ostatniej pracy odziedziczyłam relację między moją firmą a dużą liczbą ukraińskich outsourcerów, którzy cierpieli z powodu tego problemu. Nasi ludzie umieszczali w mailu lub bilecie ogólną informację o tym, co chcemy zrobić. Ukraińcy czytaliby go i zadawali pytania. Niektóre z tych pytań otrzymywały odpowiedzi, inne pozostawały bez odpowiedzi, jeszcze inne otrzymywały niejednoznaczne odpowiedzi od spierających się o to pracowników. Outsourcerzy, mając dobrą inicjatywę, w końcu rezygnowali z pytań i wprowadzali w życie coś, o czym potem członkowie zespołu chwalili się, bo “nie było to, czego chcieli”. Kiedy przyszedłem, mój szef powiedział mi: “Spójrz na tych ludzi, nie dostarczają, chyba musimy się ich pozbyć, zależy to od ciebie”. Kiedy przeprowadziłem dochodzenie, odpowiedziałem: “Nie ma tu nic złego, co nie jest naszą winą.” Potem pracowałem nad odwróceniem tego związku poprzez komunikację i to było bardzo udane. Ale wiele osób nie wie, jak zarządzać tego typu relacjami outsourcingowymi.

Oto kilka powodów, dla których nie możesz uzyskać odpowiedzi, mam nadzieję, że dają one pewien wgląd w to, co amerykańska firma techniczna może robić wewnętrznie, co wydaje ci się dziwne.

1. Menedżer może być po prostu przytłoczony e-mailem. Wiem, że dostałem się do punktu w tej pozycji (zarządzanie 4 zespoły, 30 outsourcerów na górze amerykańskiego personelu, krytyczne stanowisko ze wsparciem i punktów kontaktowych sprzedaży), gdzie byłem coraz około 300 e-maili dziennie (nie licząc automatycznych rzeczy, takich jak aktualizacje biletów i alerty, to było bardziej jak 800), a jeśli szybkie spojrzenie na e-mail wskazał mi, że właściwa rzecz prawdopodobnie stanie się bez mojej interwencji - może nie dostać odpowiedzi. Ustalanie priorytetów musi być czasami bezwzględne. Może nawet go nie zobaczyć, albo może go zobaczyć i pomyśleć “wymyśli to” i jest pod bronią, aby zrobić coś innego właśnie wtedy. Albo musi iść po więcej informacji lub zgody z innego miejsca, powodując opóźnienie (a kiedy jest takie opóźnienie, to ponosi większe ryzyko, że łańcuch zostanie gdzieś przerwany, a email zapomniany).

2. Menedżer może myśleć, że już udzielił odpowiedzi - w innym mailu, lub do Twojego kolegi z zespołu, lub ustnie na rozmowie w trybie stand-stop tego ranka, lub do Twojego kierownictwa - i zakłada, że sprawa jest rozwiązana. Wiem, że kiedy czułem, że na pytanie nie można odpowiedzieć tak/nie, ale konieczne było omówienie jego ramki, zwłaszcza z kimś o niezbyt dobrej znajomości języka angielskiego, czasami rozmawiałem z kierownikiem outsourcera lub kierownikiem technicznym i kazałem mu porozmawiać z tą osobą. Albo zadawali zbyt techniczne pytanie, a ja wskazywałem na lokalnego kierownika technicznego i mówiłem “Ty! Kontynuuj z Antonem i odpowiedz na to pytanie”. Jako menadżer, kiedy już podasz komukolwiek “piłkę”, łatwo jest zobaczyć, że twój talerz jest oczyszczony z tego problemu, nawet jeśli nie do końca tak jest.

3. Być może starają się skłonić Cię do wykazania inicjatywy. Ciężko jest być outsourcerem - niektóre firmy chcą cię traktować jak niewolnika polowego i nie powinieneś robić niczego, o co ktoś cię nie prosił i pisać dużej specyfikacji. Inne chcą, abyś współpracował z ich amerykańskimi inżynierami i był wolny od innowacji, pełen inicjatywy i tego wszystkiego. Byliśmy jednym z tych ostatnich i musieliśmy dużo pracować z inżynierami i ich kierownictwem, aby powiedzieć “hej, proszę, nie mów im co mają robić i nie przydzielaj im zadań”. Chcemy, aby wyciągali zadania z własnej woli i chcieli wykorzystać swój spryt, pozwalając im podejmować decyzje". Więc staraliśmy się zniechęcić do pytań “Mother May I” w interesie upodmiotowienia.

4. Problemy z czystą komunikacją - nie zamierzam nawet nazwać tego barierą językową, ponieważ stało się to również między mną a moimi lokalnymi szefami. Wysyłają maile i zakładają, że to tylko ja mówię im, co się dzieje. Albo e-mail był do wielu osób i nie zakładają, że odpowiedź powinna pochodzić od nich. Jeśli nie ma dużej, migającej, czerwonej linii z napisem “ZAPROSZENIE DO ZAPOZNANIA SIĘ Z TYM - TYM TYM, MR. SMITH”, mogą po prostu przeoczyć wezwanie do działania w mailu. Załóżmy, że dla każdego wyższego szczebla w kierownictwie powyżej Ciebie, ich poziom czytania obniżył się do znacznie niższego poziomu - gimnazjum dla kierowników wyższego szczebla, szkoła podstawowa dla kierowników wyższego szczebla, przedszkole dla dyrektora generalnego. Smutne, ale prawdziwe. Pamiętaj również, że pracują na wyższym poziomie - jeśli zadasz pytanie w formie komentarza do biletu, coś, co wszyscy techniczni ludzie by zobaczyli, menedżer może nie być tak głęboko w taktycznym wykonaniu i nie widzieć go. (Wiem, że czasami ludzie powiedzą: “Włożyłem komentarz JIRA prosząc o swoje myśli” i powiem: “Filtruję to wszystko do folderu, bo dostaję setki aktualizacji biletów dziennie, dotrzeć do mnie specjalnie, jeśli czegoś potrzebujesz”)

Sposoby można spróbować złagodzić.

1. Bypass Asking When Appropriate. Zrozumienie stopnia, w jakim oczekują od ciebie inicjatywy i indywidualnego podejmowania decyzji, biorąc pod uwagę ich korporacyjne i nie zadawaj pytań, jeśli naprawdę nie musisz. Ponadto, zadawaj pytania lokalnym liderom technologicznym/amerykańskim liderom technologicznym itp./własnemu lokalnemu kierownictwu, które prawdopodobnie powinny do nich trafić. W przypadku B vs A, który cytujesz, ja osobiście daję wskazówki “Zrób to, co należy, i po prostu wyślij maila z informacją: ‘Najpierw robię B, ponieważ jest to prereq dla A i A zrobione na czas’, bez zadawania pytań”. Jeśli nie chcą, żebyś robił tę zmianę, odezwą się, a ty usuniesz blokadę dla siebie i zadanie dla nich (obowiązkowa odpowiedź). Z punktu widzenia menedżera jest to wygrana-wygrana.

2. Użyj Non-Email Communication. Użyj czatu, telefonu, itp. do śledzenia - Wiem, że to trochę przerażające ze względu na strefę czasową i barierę językową, ale rozmowa telefoniczna może uciąć pościg na tygodniowy emailowy mecz tenisa. Email jest w rzeczywistości straszną metodą komunikacji, aby uzyskać jednoznaczne i aktualne odpowiedzi na pytania, pomimo swojej wygody. Jeśli masz regularne połączenia lub stand-stopy, ujawnij swoje pytania tam jako blokady. Jeśli tego nie zrobisz, zasugeruj, że masz taką możliwość! Standup 9 AM CT Webex/G+ działa dobrze dla większości amerykańskich/ukraińskich zespołów (z wyjątkiem czasami West Coasters).

3. Użyj Clear Email Communication. Wyjaśnij pytania i rzeczy do zrobienia w e-mailach - pytanie i kto ma na nie odpowiedzieć powinno być widoczne. Zadaj jedno pytanie w e-mailu - jeśli zadasz kilka pytań lub zostaną one zawarte w innym tekście wyjaśniającym, prawdopodobnie zostaną przeoczone. Jeśli musisz zmieścić w mailu wiele myśli, użyj punktów kulistych. Używaj kolorów/pogrubienia, aby pytania lub imiona osób, które mają zostać zadane, wyróżniały się. Używaj wyraźnych linii tematu, [WYMAGANY ODPOWIEDZIALNOŚĆ] lub innych podobnych oznaczeń w temacie, które przyciągną uwagę. Ułatwiaj kierownikowi odpowiadanie, a masz większe szanse na natychmiastowe uzyskanie odpowiedzi. Postępuj zgodnie z pytaniami, na które nie ma odpowiedzi (co 24 godziny jest w porządku); nie jest to niegrzeczne.

Oto przykład maila, którego kierownik prawdopodobnie nie zobaczy/nie zrozumie (wyciągnięty z mojego archiwum mailowego).

Do: 12 członków zespołu w tym menedżer A

Temat: Ad: Alert wyszukiwania: Znaleziono więcej niż 0 wyników dla “Dev NPE lub OOM

Zauważyłem problem z tą wiadomością w logach:

BIG MULTILINE LOG MESSAGE

i myślę, że oznacza to, że serwery aplikacji restartują się co cztery godziny, może jest jakiś błąd lub coś. Myślę, że to może być wyciek pamięci, ostatni raz widzieliśmy to na tej drugiej aplikacji było blah blah proszę nie czytać to już… Może powinniśmy spojrzeć na to zamiast na jakąś inną planowaną pracę.

Engineer X

Z punktu widzenia menedżera to a) nie tylko dla mnie, b) ma jakąś tajemniczą linię tematyczną, na którą prawdopodobnie natrafiają techniki. 50% szans na nie przeczytanie maila. Jeśli mam 5 wolnych sekund przeczytam e-maila i, if przebrnę przez szczegóły, nie widzę jasnego pytania i na pewno nie jest ono skierowane do mnie, i idę dalej. Teraz spójrzmy na e-mail, który prawdopodobnie pozwoli mi przeczytać i odpowiedzieć.

Do: Manager A

Cc: Zespół

Temat: [WYMAGANY ODPOWIEDZIALNOŚĆ] Przerwać pracę, aby adresować serwer aplikacji restartuje

Odkryłem, że serwery aplikacji ulegają awarii i restartują się mniej więcej co cztery godziny z naszych alertów dziennika. Jest to poważny problem, który dotyka klientów sporadycznie.

Manager A , proponuję przerwać pracę nad moimi zadaniami sprintowymi, aby rozwiązać ten problem jako pilny incydent. Rozmawiałem z inżynierem Y i on zgadza się, że jest to właściwy kierunek działania, więc obaj planujemy pracować nad tym natychmiast. Czy to jest dopuszczalne?

Inżynier X

Najpierw sprawdziłeś, żeby potwierdzić szczegóły techniczne z kimś innym przed zapaleniem mnie. [WYMAGANA ODPOWIEDZIALNOŚĆ] i wyraźna linia tematu wciągają mnie, pogrubiona nazwa i wezwanie do działania daje mi znać, czego się ode mnie wymaga. I, jest opisany domyślny sposób działania, więc jeśli nadal nie mogę odpowiedzieć z jakiegoś powodu (złapany w menedżera poza siedzibą, gdzie wrzeszczą na ciebie, jeśli wysyłasz e-mail!) Wiem, co się stanie.

Do: Inżynier X

Cc: Zespół

Przedmiot: Re: [WYMAGANA ODPOWIEDZIALNOŚĆ] Przerwać pracę, aby adresować serwer aplikacji restartuje

idź tak jak proponujesz

(lub) mieć inżyniera Y pracującego nad tym, kończysz swoje zadanie sprintu

(lub) nie rozumiem, Zadzwońmy, aby omówić

(lub) nie, Inżynier Z powiedział mi o tym i to się dzieje od miesięcy, zakończyć to, co masz na i dostaniemy to w następnym sprincie

Wysłany z mojego iPhone

Nadzieja, że pomaga niektórym. Nie wszyscy menedżerowie są przyzwyczajeni do pracy z outsourcerami, a nawet tych, którzy padają ofiarą presji czasu i oczekiwań. On na pewno nie ma żadnego osobistego problemu z tobą, tylko jeden (lub więcej) z tych czynników jest przyczyną, aby nie odpowiedzieć czasami.

P.S. Slava Ukraini!

Nie znam w “amerykańskiej kulturze korporacyjnej” niczego, co mogłoby skłonić kierownika zagranicznego personelu do celowego ignorowania jednego maila i odpowiadania na inny, chyba że byłoby to coś więcej niż to, co napisałeś.

Najprawdopodobniej przesadzasz z analizą, a to tylko przypadek zapracowanego kierownika, który nie otrzymał odpowiedzi na e-mail. Jest również możliwe, że Twój menedżer pracuje nad zmianą harmonogramu i po prostu wstrzymuje się z odpowiedzią do czasu, aż zmiana zostanie zakończona.

Jeśli nie masz lokalnie nikogo, kto mógłby pomóc, po prostu wyślij email ponownie i zaznacz, że potrzebujesz pomocy z harmonogramem, aby kontynuować.

Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi w ciągu jednego dnia, zadzwoń.

Spróbuj nie przypisywać kilku brakujących odpowiedzi do złowrogiego wzorca zachowania.

Co prawda, jako amerykański menedżer pomyślałem sobie: “Ciekawe, czy ten biedny menedżer jest tak samo zalany e-mailami, jak ja?” Mogę wnioskować w oparciu o mój własny, często przytłoczony stan, ale mogę się założyć, że można to trochę zbadać:

• Uzyskać poczucie, ile e-mail personel, który jest lokalny do Ciebie wysyła go i pomnożyć odpowiednio dla innych pracowników zdalnych - dowiedzieć się, że ci, którzy mają poważne przesunięcie strefy czasowej są bardziej prawdopodobne, aby wysłać e-mail niż ludzie, którzy są kolokowane z menedżerem

• Sprawdź jego kalendarz na jego normalny dzień pracy - nawet jeśli nie udostępnił go, można spróbować zarezerwować spotkanie z nim, aby zobaczyć jego czas wolny / pracowity.

Jeśli ten facet dostaje 100 lub więcej znaczących e-maili (napisanych do niego, dla jego opinii) i/lub zarezerwował więcej niż 6 godzin większość dni - jest po prostu przytłoczony.

Założę się, że pomiędzy przeciążeniem bycia zapracowanym menedżerem a opóźnieniem czasowym narzuconym przez komunikację Ukraina/USA - po prostu robi wszystko, co w jego mocy, aby odpowiedzieć na e-maile tam, gdzie czuje, że może mieć największy wpływ, i ignoruje to, czego nie może zrobić w ciągu dnia. Niestety, może też mówić sobie “jutro się tym zajmę” - z problemem, że jutro jest równie zajęty.

Rzeczy, które możesz zrobić:

• Znajdź kogoś na raz, żeby porozmawiać z tym facetem - nawet jeśli jesteś pod nadzorem. Zapytaj, czy są jakieś obszary, w których możesz podjąć dodatkową inicjatywę, bez konieczności wysyłania e-maili.

• Kiedy decyzja jest oczywista i potrzebne jest działanie, można wysłać e-mail z zegarem - “Jeśli nie usłyszę od Ciebie do jutra, założę, że to jest OK i zrobić XYZ odpowiednio” - to byłoby wykonalne w tym przypadku - wiesz, kolejność, którą musisz podjąć, aby wykonać pracę, nie narażasz na szwank harmonogramu, po prostu naprawiasz problem w rozsądny sposób - powiedzenie “Zacznę B i zakończę A, kiedy B jest zrobione” jest całkiem rozsądne. Wtedy on ma informacje, ale nie musi odpowiadać za ciebie, aby podjąć działania.

• Miej maile krótkie i słodkie. Kiedy działanie jest naprawdę potrzebne, wyjaśnij je i trzymaj szczegóły jak najkrótsze.

Amerykanie mogą być tępi w oczach innych kultur, a my często mamy mniej formalności w prowadzeniu biznesu - włącznie z postrzeganiem członków naszego zespołu, którzy zgłaszają się do nas jako niemal równi sobie. Tak więc wszelkie buforowanie i troska o to, by mówić o sprawach w sposób smaczny, nie jest tak ważna jak dotarcie do sedna sprawy.

Dla większości drobnych próśb brak odpowiedzi na e-mail jest po prostu irytujący, a ja bym ponownie wysłać e-mail, a następnie śledzić dzień później z telefonem. Zaletą rozmowy telefonicznej jest to, że gdy szef odbierze telefon, nie może “zapomnieć” odpowiedzieć na Twoje pytanie. Otrzymujesz również nieco więcej informacji od ich sposobu i tonu głosu o tym, dlaczego niechętnie odpowiadają.

(edit) Brzmi to tak, jakbyś często nie czuł się komfortowo przyjmując podpowiedzi zamiast prostej odpowiedzi. To, co tam robię, to kilkukrotne naciskanie na jednoznaczną odpowiedź, a następnie puszczanie jej, kiedy mogę. W przypadku drobnych rzeczy często mówię “brzmi to tak, jakbyś się z tym zgadzał, więc idę do przodu”, stawiając drugą osobę w sytuacji, w której musi wyraźnie się ze mną nie zgadzać, jeśli nie chce, żebym robił to, co jest. Ale musisz wziąć się do roboty i być trochę ostrożny, aby nie przekroczyć ich granic.

Rzeczy, na które musisz być naprawdę ostrożny to to, gdzie twój szef próbuje dać ci swobodę, której oficjalnie nie ma. Jeśli zapytasz “czy mogę zacząć wcześnie i skończyć wcześnie w większości dni”, kiedy twoja firma ma politykę 9-5, wtedy twój szef może powiedzieć “oh, o ile tylko wykonasz swoją pracę i nie będziesz denerwował ludzi, wiesz”. Oznacza to, że “jeśli muszę odpowiedzieć, muszę powiedzieć nie, ale myślę, że to głupia zasada, więc będę unikać jej egzekwowania, chyba że mnie zmusisz”. (/edyt)

Z żądaniami urlopowymi to bardziej formalna rzecz. Nie możesz wziąć urlopu, dopóki nie dostaniesz odpowiedzi. Jest więc całkowicie uzasadnione, aby skontaktować się z działem HR (lub z kimkolwiek, kto zajmuje się urlopem, jeśli nie masz działu HR), jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na swój drugi e-mail. Jasne, eskalacja, ale to jest właściwe.

Pierwszy raz, gdy przechodzisz obok swojego szefa, sugeruję, aby zrobić coś ważnego, jak wniosek o urlop (a nie, powiedzmy, nowy zszywacz), po prostu tak to jest naprawdę oczywiste, że potrzebujesz odpowiedzi.

To staje się trudne, jeśli nie ma działu HR i nikogo oczywistego, aby porozmawiać o urlopie. W takim przypadku musisz przejść przez głowę szefa do jego bezpośredniego szefa, a to zazwyczaj nie jest dobre. Więc musisz to zorganizować i udokumentować. Na czym polega problem, co zrobiłeś, aby go rozwiązać, co chcesz, aby zrobił to twój szef?

Są dwie powiązane ze sobą kwestie, które chcesz przedstawić, po pierwsze problem ogólny:

• Problem: mój szef ignoruje moje prośby o urlop i zasoby.
• Moje działania: przykładowy e-mail z prośbą o urlop, przykładowy e-mail z prośbą o zasoby. Każdy z nich wysłany dwa razy, po czym następuje rozmowa telefoniczna. W tym samym czasie nie uzyskano żadnego pożytecznego rezultatu.
• Pożądany rezultat: procedura, którą powinienem zastosować w przypadku braku odpowiedzi na mój e-mail.

Druga sprawa jest bardziej szczegółowa:

• Problem: chcę wziąć urlop, ale moja prośba została zignorowana.
• Moje działania: dwukrotne wysłanie prośby e-mailem, dwukrotny dzwonek, brak rezultatu.
• Pożądany rezultat: super szef zatwierdza moją prośbę o urlop

Może być konieczne wyjaśnienie, że są dwie sprawy, a urlop jest przykładem sprawy ogólnej. Niektórzy ludzie nie są dobrzy w tego typu meta-problemie i zajmą się tylko najbliższym problemem. W takim przypadku może być lepiej zapytać “co mam zrobić, jeśli to się powtórzy”, niż próbować przechodzić przez pierwszą serię problemów/działań/dochodzeń ponownie.

Menedżerowie zazwyczaj lubią pracowników, którzy podejmują działania, są proaktywni i unikają dawania im więcej pracy. Więc następnym razem spróbuj przeformułować list. Zamiast pytać, co powinieneś zrobić, powiedz im, co robisz i wyjaśnij dlaczego. W tym przypadku; jedyną realną alternatywą jest zmiana zadań, więc po prostu zrób to, ale upewnij się, że poinformowałeś wszystkich zainteresowanych i wyjaśniłeś dlaczego.

Jest takie powiedzenie, które słyszałem wiele razy;It's easier to ask for forgiveness than to ask for permission. Dla mnie oznacza to, że lepiej jest podjąć decyzję, która może być zła, niż siedzieć i czekać, aż ktoś inny podejmie za ciebie decyzję.

To oczywiście będzie zależało od kultury organizacyjnej twojej firmy, niektóre z nich są bardziej rygorystyczne niż inne i mogą być nieufne wobec tego rodzaju zachowań. Jeśli tak się stanie, powiedziałbym, że jest to wskazówka, że powinieneś zacząć szukać innej pracy.

Jest już wiele odpowiedzi na to pytanie, ale czułem się dość mocno związany z tym pytaniem i założyłem konto na tej stronie Stack tylko po to, aby przedstawić moją własną opinię na ten temat.

Nigdy tak naprawdę nie stwierdzić how big twoje miejsce pracy faktycznie jest.

Pracuję dla globalnej firmy telekomunikacyjnej, która działa w 170 krajach. Mój menedżer jest dla mnie na drugim końcu świata (jestem w Irlandii Północnej, on jest w Indiach). Kiedy wysyłam do niego maile, często nie otrzymuję odpowiedzi.

Ale w tym rzecz. Otrzymuje set maili** w ciągu godziny. Ma ponad 15,000 nieprzeczytanych e-maili w swojej skrzynce odbiorczej. To nie jest prosty przypadek, żeby powiedzieć, że nie wykonuje swojej pracy prawidłowo. Biorąc pod uwagę wielkość firmy, jego staż pracy w firmie i złożoność roli, jaką pełni, jest on po prostu stale zalewany informacjami. Choć może to być frustrująca sytuacja, to jednak charakter bestii w tak dużej firmie.

Dlatego właśnie tak sobie z tym radzę. Jeśli chcę mieć na coś czas wolny, wysyłam mu na tydzień prośbę o spotkanie, stwierdzając po prostu, że jest to mój czas wolny. Jak jego kalendarz, jak wielu menedżerów wyższego szczebla, dyktuje mu życie, on** zauważy to. Dla prawie każdego innego pilnego pytania, zadzwonię do niego do MS Lync albo do niego. Ale wszystkie inne działania, które nie są pilne, mogę albo czekać na odpowiedź, a jeśli jej nie otrzymam, mogę przypadkowo wspomnieć o naszych cotygodniowych/ dwutygodniowych rozmowach dotyczących wiedzy o zespole (które powinny mieć miejsce, jeśli jesteś tak daleko od siebie, tylko po to, aby dotknąć tego, co się dzieje).

Jeśli utknąłem z problemem, a on nie odpowiedział przez e-mail, nie denerwuję się i nie zastanawiam się, co zrobić dalej. I eskaluje to! Nie poszłabym od razu do działu personalnego, żeby narzekać lub martwić się o to, jak sformułowałam swój email - nie dlatego, że to nie jest ważne, ale dlatego, że mogłabym zrobić absolutną górę z kretowiska.

Po prostu spróbuję innego podejścia, żeby skontaktować się z moim menadżerem (np. Lync/calling), przedyskutować to, o czym chcę porozmawiać i dowiedzieć się, czy jest inna forma komunikacji, na którą on woli, czy też szybciej by zareagował. Zawsze uważam, że jest to najlepszy sposób, aby podejść do danej sytuacji, zamiast niepotrzebnie wpadać w panikę.

Jeśli nadal** nie możesz skontaktować się z moim przełożonym, spróbuj dowiedzieć się dlaczego. Czy on deliberacko cię unika, w takim razie powiedziałbym, żebyś poszedł do HR. Czy on jest zbyt zajęty? Jeśli tak, to jakie są standardowe zasady eskalacji w miejscu pracy? Znajdź je i przestrzegaj ich. Pamiętaj również o wielkości firmy i obciążeniu pracą twojego menedżera. W moim przypadku, nierozsądne jest oczekiwanie reakcji na cokolwiek innego niż nierozstrzygnięty priorytet (tj. poważna awaria systemu) w ciągu kilku godzin. Więc jeśli chcę wysłać mu maila na przykład w sprawie czasu wolnego - nie zrobiłbym tego dzień wcześniej. Byłoby zupełnie nierozsądne oczekiwać odpowiedzi w tych ramach czasowych.

Kluczową rzeczą w każdym miejscu pracy jest znajomość zasad i po prostu ich przestrzeganie. Jeśli to zrobisz, nie zrobisz nic złego. Bądźcie pewni tego faktu.

Ostatnia uwaga:

Nalegam na prostą komunikację i odmawiam przyjmowania podpowiedzi, więc zachowuję się tak, jakbym ich nie rozumiał.

Jeśli takie jest Wasze nastawienie, potwierdźcie każdą Waszą komunikację. Jeśli czujesz, że coś ci podpowiada, po prostu powtórz co you myślisz, że jesteś proszony o zrobienie tego i poproś o potwierdzenie.

Zadzwoń do niego.

Łatwo jest zignorować e-mail, ale o wiele trudniej jest uniknąć pytania, gdy jest ono zadawane przez telefon.

Nie ma to nic wspólnego z amerykańską kulturą korporacyjną, gdzie oczekujemy od menedżerów wsparcia, jakiego podwładni potrzebują do wykonywania swojej pracy. Ma to wszystko związek z tym, że Twój menedżer jako osoba fizyczna nie jest w stanie pracować z Tobą i udzielić Ci odpowiedzi, do której masz prawo, bądź jego odpowiedzią “tak” lub “nie”

Aby być uczciwym, terminy, o których mowa, mogły zostać ustalone przez innych ponad nim i może on nie mieć uprawnień do zmiany ich samodzielnie. A jeśli chce je zmienić, być może będzie musiał pracować za pośrednictwem innych, aby je zmienić. Jak być może wiesz, w każdej kulturze korporacyjnej - amerykańskiej czy innej - zwykle wystarczy jedna osoba, aby powiedzieć “nie”, ale potrzeba kilku osób, aby powiedzieć “tak”. A zmuszenie kilku osób do powiedzenia “tak” wymaga czasu i dalszych działań :) A każda prośba o powiedzenie “tak” musi być poparta dobrym uzasadnieniem :)

Na razie rób to co racjonalne, czyli rób to co racjonalne, czyli rób zadanie B, bo robisz zadanie A, chyba że potrafisz zrobić zadanie A, traktując zadanie B jak czarną skrzynkę, z której możesz się wykpić. I kontynuuj z nim ponowną prośbę o odpowiedź.

Powinieneś odpowiedzieć na swój oryginalny e-mail i zadać pytanie ponownie. Określ również, kiedy potrzebujesz odpowiedzi i co zrobisz, jeśli nie dostaniesz odpowiedzi.

Prawdopodobnie musisz mieć regularne spotkanie z szefem. Może to być tak proste jak pół godziny co dwa tygodnie. To daje Ci regularny punkt kontaktowy, dzięki któremu możesz dyskutować o takich sprawach. Daje Ci to również możliwość omówienia ogólnego problemu najlepszego sposobu uzyskania od niego odpowiedzi, kiedy ich potrzebujesz. Jeśli e-mail nie jest najlepszym sposobem komunikacji z nim, to co to jest? Powinieneś przedstawić go jako sposób, w jaki możesz być bardziej efektywny w komunikowaniu się z nim, oraz pomysły na burzę mózgów, które zarówno Ty jak i on możecie zrobić, aby rozwiązać ten problem.

Nie przynoś bagażu z poprzednich stanowisk, przynajmniej nie wprost. Możesz wykorzystać ten problem ze swoim szefem, aby spróbować zająć się ogólnym problemem nie zawsze dobrej roboty z czytaniem między wierszami. Częścią pracy twojego szefa jest pomaganie ci być skutecznym w swojej pracy, co dotyczy zarówno umiejętności związanych z twoją pracą, jak i umiejętności związanych z pracą z innymi ludźmi.

Przede wszystkim musisz się dowiedzieć, dlaczego twój szef cię ignoruje. Jeśli jest to tak proste jak szef, który jest przytłoczony lub nie jest zorganizowany i nie czyta wszystkich swoich e-maili (jak jeden z moich poprzednich szefów), a nie jest to osobiste przeciwko tobie, spraw, by było to dla niego proste, tzn. “up-manage them”. Natychmiastowa wiadomość do nich. Zadzwoń do nich. Napisz do nich. Wyślij je ponownie, ale w temacie umieść dokładną, zwięzłą prośbę, aby nie musieli nawet otwierać wiadomości. Zadzwoń do ich sekretarki lub asystenta administratora, jeśli go mają. Byłbym jednak skromny, gdybyśmy mieli coś w rodzaju “Wiem, że jesteś bardzo zajęty, więc staram się zminimalizować ilość czasu, który potrzebuję od Ciebie…”.

Jeśli możesz, umieść na swoich mailach pokwitowanie przeczytania - w ten sposób będziesz wiedział, czy są one czytane. Używaj tego jednak z ostrożnością, ponieważ niektóre programy pocztowe ostrzegają odbiorcę, że na mailu znajduje się pokwitowanie przeczytania, a niektóre kultury firm niechętnie przyjmują takie podejście. Jeżeli twój szef czyta twoje emaile, ale nie odpowiada, nie zakładaj automatycznie, że są one osobiste - mogą być naprawdę przytłoczone pracą - ale daje ci to pewne informacje, nad którymi powinieneś się przynajmniej zastanowić. Jeśli jednak ignorowanie jest dla ciebie osobiste, być może będziesz musiał. Wiedz jednak, że może to mieć negatywny wpływ na Twoją karierę w tej firmie, a nawet w tej branży, jeśli jest to wystarczająco intymna branża.

Praca zdalna jest ciężka. Wiem, robię to przez ostatnie 7 lat. Wszyscy myślą, że to piknik, ale generalnie są to ludzie, którzy nigdy tego nie robili i siedzą z zazdrością o tych, którzy to zrobili lub tych, którzy są i wykorzystują hojność swojego pracodawcy.

Dwie kluczowe rzeczy dla udanej pracy zdalnej to komunikacja i budowanie relacji. Najlepiej codziennie, ale przynajmniej raz w tygodniu, dwustronna komunikacja pomiędzy tobą a twoim szefem (i współpracownikami) jest obowiązkowa w przypadku pracy zdalnej. Nie musi być sformalizowana, ale musi być zrozumiana i praktykowana przez wszystkich, a jeśli nie odbywa się to w sposób naturalny, należy wprowadzić formalne procedury, aby tak się stało. Bez niej cierpi firma, ale przede wszystkim ty, pracownik zdalny.

Jeśli potrzebujesz odpowiedzi na coś, prześlij swój wcześniej wysłany e-mail i zapytaj, czy twój szef widział ten e-mail. Jeśli jest to ważne, użyj flagi Important.

Jeśli nie otrzymasz na czas odpowiedzi, wyślij do swojego szefa nowego maila z zapytaniem, jaki jest najlepszy sposób na skontaktowanie się z nim. Powiedz swojemu szefowi, że chcesz być skuteczny w komunikacji i użyj najbardziej dogodnej dla niego metody.

Wciąż brak odpowiedzi? Przekaż wszystkie e-maile do HR i zapytaj, co powinieneś zrobić, aby pomóc w komunikacji z szefem.

Menedżer jest prawdopodobnie przytłoczony mailami i nie może odpowiedzieć, nic osobistego.

Na końcu twojej poczty, możesz dać mu krótkie pytanie i dwa linki, więc musi tylko kliknąć TAK lub NIE. Zaoszczędzi to wiele czasu, a Twoje następne negocjacje płacowe zostaną oszczędzone.

Przekonałem się, że najłatwiej poradzić sobie z tym problemem poprzez wysłanie wiadomości e-mail z domyślnymi intencjami (cokolwiek uważasz za najlepszy sposób). Tak więc, na przykład, gdy potrzebujesz wyboru pomiędzy dwiema alternatywami, powiedzmy:

Boss, muszę wiedzieć, czy zrobić X czy Y. Jeśli nie odezwiesz się do wtorku, zrobię X.

Wtedy możesz bezpiecznie założyć, że jeśli nie odpowie, chce, abyś zrobił X. Jeśli chce, aby zrobiono X, to nie musi nic robić, ale jeśli chce, aby zrobiono Y, to musi odezwać się do ciebie i nie może powiedzieć, że nie wiedział, co robisz.

Stwierdziłem, że to działa dobrze z przeciążonym szefem.

Wielu Anglików ma tendencję do (w miejscu pracy) ignorowania ludzi, jeśli uważają, że ich opinia jest głupia lub nie ma sensu. Wolą nie udzielać żadnych odpowiedzi, w przeciwieństwie do tworzenia potencjalnego konfliktu lub obrażania ciebie. Mogą się również obrazić, jeśli publicznie nie zgadzasz się z zaproponowanym przez nich rozwiązaniem. Osobiście nie uważam tego za produktywne, ale sztuczka polegała na tym, aby nauczyć się czytać między wierszami.

Najlepszy e-mail w historii składa się z jednego słowa. Użyj tego, gdy ponownie wyślesz wcześniej bez odpowiedzi e-mail.

do: boss

followup?

Wyślij to, gdy trzeba, i ponownie wyślij go, gdy trzeba, wiele razy. Żadnych emocji, żadnych randek, żadnych przymiotników wyboru. Wskazówka, chyba nie jest dobrym pomysłem, aby wysyłać to więcej niż raz dziennie.