How to convey that you are the person they are the person they are asking for

I think the main reason for the confusion is not the initial greeting, but the “Yes?” It’s unclear whether you mean “Yes, go ahead” or “Yes, I’ll just go get him for you,” which is why you’re getting that split-second hesitation as they try to work out what you meant.

The normal way of replying when they have asked to speak to you is to say, “Speaking.”

This can be short:

“Can I speak to John Smith, please?” “Speaking.” “Ah, hi John. Can you help me with…?”

Or longer:

“Can I speak to John Smith, please?” “John Smith speaking. How can I help you?” “I was actually looking for information about…”

You could also substitute in

This is John Smith.

or

You’ve reached John Smith.

instead of the “John Smith speaking. "Powyżej.

Jak odebrać telefon w sposób profesjonalny

Jeśli chodzi o Twoje aktualne pytanie, powszechnym sposobem na odebranie telefonu w profesjonalnym środowisku byłoby:

Dzień dobry / popołudnie. ABC Systems, mówi John. Jak mogę pomóc?

Czasami ludzie po prostu mówią

Dzień dobry/po południu. ABC Systems.

i to również jest dopuszczalne, ale "Jak mogę pomóc?” brzmi bardziej przystępnie dla klienta moim zdaniem.

Jeśli jesteś większą firmą z wieloma oddziałami, możesz również dodać lokalizację:

Dzień dobry. ABC Systems Edinburgh. Jak mogę pomóc?

Możesz zastąpić Witaj zamiast “Dzień dobry”, jeśli czujesz się z tym bardziej komfortowo; najważniejsze jest brzmienie wygodnie i przyjaźnie.

Pamiętaj, że nawet jeśli powiesz “John speaking” lub “John Smith speaking”, mogą nie złapać Twojego imienia i nadal będą prosić o rozmowę z John Smith. Następnie postępuj zgodnie z radami zawartymi w mojej pierwszej części.

Odbieranie telefonu na linii bezpośredniej

Z tego, że powiedziałeś, że ludzie pytają o Ciebie po imieniu, założyłem, że odbierasz główne telefony. W tym przypadku jesteś twarzą firmy i musisz być bardziej formalny i przyjazny.

Jeśli jednak odbierasz tylko bezpośrednią linię do Ciebie, możesz odebrać nieco inaczej.

W przypadku połączenia zewnętrznego nadal używam nazwy firmy i Twojego imienia - jest to sposób na poinformowanie dzwoniącego, że dotarł we właściwe miejsce (lub złe!). Jeśli jednak wolisz, możesz zrezygnować z powitania w ciągu dnia i napisu “W czym mogę pomóc?”. Jak wspomniałem, są one bardziej dla tych, którzy są “twarzą firmy”.

Więc zamiast tego:

ABC Systems, John mówi.

lub nawet po prostu

Witaj, to jest John.

Dla połączenia wewnętrznego (które zwykle mają inny dźwięk dzwonka - zapytaj kogoś, jeśli nie wiesz, różnica między różnymi dźwiękami telefonu), oczywiście nie użyłbyś nazwy firmy. “Halo?” byłoby prawdopodobnie dobre również dla połączenia wewnętrznego, szczególnie w małej firmie.

Kilka dodatkowych wskazówek

Wiele z nich różni się w zależności od środowiska pracy, Twojej firmy i rodzaju osób, które do Ciebie dzwonią. Będziesz musiał osądzić, jak dużo powitać.

Jeśli nadal nie jesteś pewien, polecam:

• Słuchanie, jak inni ludzie w Twojej firmie odbierają telefon i poziom formalności, których używają. Pomoże Ci to określić, jaka jest kultura firmy i co jest właściwe. Nie musisz mówić exactly tak samo jak oni, ale to powinno dać ci przybliżony przewodnik, jeśli nie jesteś pewien.
• Słuchanie, jak klienci witają cię przez telefon. Jeśli są to przeważnie ludzie, których spotkałeś osobiście, prawdopodobnie będą oni bardziej znani niż obcy, z którymi nigdy wcześniej nie rozmawiałeś. Jeśli większość Twoich rozmówców to jedni lub drudzy, możesz odpowiednio dostosować swój sposób działania telefonu.

Jak wspomniałem w części wstępnej, myślę, że to “Tak?”, a nie “Halo?” to jest problem, więc jeśli chciałbyś trzymać się “Halo” i po prostu zmienić sposób komunikowania się, że jesteś osobą, o którą prosiłeś, to prawdopodobnie byłoby dobrze.

Prawie zawsze odbieram telefon, mówiąc “Cześć, to jest Joe” lub “To jest Joe”.

Wydaje się, że osoba, która do mnie dzwoni, że rzeczywiście mówią do tego, kim myślą, że są.

Znam ludzi, którzy mówią rzeczy takie jak “Firma ABC Dział Telekomunikacji, Steve mówi.”, co jest w porządku, ale dla mnie wydaje się to trochę zbyt formalne. Jeśli jesteś przedstawicielem klienta lub kimś, kto kontaktuje się z klientami firmy, to prawdopodobnie najlepiej jest być bardziej formalnym.

Ik heb de neiging om beknopt te zijn:

Als de meeste gesprekken van buitenaf komen, zou ik zeggen

“ABC Systems”

Ik voeg meestal geen “goedemorgen” of “goedemiddag” toe omdat ik een betreurenswaardige neiging heb om de tijd uit het oog te verliezen als ik bezig ben met iets dat mijn volledige aandacht nodig heeft.

Ik gok dat je je naam “Carel Nel” niet herkende omdat je gestrest was en de reden dat je gestrest was is dat je je zorgen maakte over wat je nu moest zeggen - Als ik bewust moet nadenken over wat mijn naam, geboortedatum, leeftijd, adres, mijn gedachten gaan gewoon leeg :)

Je moet zeker met een professionele groet komen waar je je prettig bij voelt en dat doet het werk voor je, dat is om dwalende oproepen van je af te leiden. Ik stel voor “ABC Systems”, want dat is waar je werkt, en je moet kunnen zeggen waar je werkt zonder er over na te denken en te veel druk op uit te oefenen :) Laat na de eerste begroeting gewoon de andere partij aan het woord en neem de leiding - zij weten immers wat ze willen en jij niet - en ga mee met de stroom :)

Nog een keer (en je weet het al) - dit is niet je huis maar je werkplek. Je kunt mensen thuis begroeten zoals je wilt, maar op het werk ben je de stem van het bedrijf als je een telefoontje aanneemt. Vandaar de noodzaak dat uw begroeting professioneel en representatief is voor het bedrijf. U hoeft geen receptioniste te spelen als u na de begroeting alle inkomende oproepen kunt doorverwijzen naar de receptionisten, behalve de overduidelijk verkeerde nummeroproepen - Zij zijn getraind om inkomende oproepen aan te nemen en te routeren als dat nodig is. U bent niet getraind en als het een troost voor u is, ben ik dat ook niet - In de woorden van mijn favoriete acteur Clint Eastwood: “…Een man moet zijn beperkingen kennen…” :)

Zawsze odbieram telefon, podając swoje imię i nazwisko, na przykład: “Cześć, to jest John Smith” lub “Cześć, John Smith mówi”. Jeśli używam telefonu z identyfikatorem dzwoniącego, a jest to osoba, którą znam, dzwoniąca, często podaję tylko moje imię.

Jeśli osoba nie złapała mojego imienia i prosi o mnie, powtórzę moje imię. Miałem wiele rozmów, które przebiegały w taki sposób:

“Witaj, John Smith mówi”

“Czy mogę rozmawiać z Johnem Smith proszę”

“Tak, John Smith mówi”

Rzadko otrzymuję telefony od Klientów, ale jeśli odbieram telefon służbowy i wiem, że to połączenie zewnętrzne lub może być to połączenie zewnętrzne, powiem “XYZ Company, John Smith mówi”. “

Niektóre spółki mają długie skrypty, których oczekują od kogoś, kto odbiera telefon, takie jak: "Witaj, XYZ Company, Twoje źródło wszystkich najlepszych widżetów i fobarów, otwarte 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, z obsługą w całym większym obszarze metropolitalnym. Rozmowa ta może być nagrywana w celach szkoleniowych. Nazywam się John Smith i będę szczęśliwy mogąc służyć Ci w każdy możliwy sposób. Jaki jest cel waszego dzisiejszego wezwania?” Osobiście te wkurzają mnie, gdy muszę ich słuchać. Kilka razy firma dała mi taki scenariusz i zawsze go ignorowałem i nikogo to nie obchodzi. Ale jestem pewien, że są miejsca pracy, gdzie można by cię zwolnić za niestosowanie się do scenariusza.

Osobiście uważam, że przesadzasz z tym. Bądź grzeczny i przyjazny. Na przykład:

Me: “Hello”

Caller: “Good day, can I please speak to Carel Nel?”

Me: “Speaking. Who’s this?”

Caller: Identifies self. Rozmowa się zaczyna.

Me: “Hello”/“Hiya/Hi”, czy to [jakaś przypadkowa nazwa]?

Them: “It is, yes” or some equivalent

Me: “Hi, how are you - this is Carel Nel, I’m calling from such and such” or if internal: “To jest Carel Nel okrągły w” taki i taki dział.

Pamiętaj - jego ton i intonacja, które będą miały duże znaczenie, jak również. Nie jestem zwolennikiem mówienia “yo” lub “whassup”, ale jeśli odbierzesz telefon mówiąc “Hello”, “Carel Nel”, “Carel Nel mówi” lub inne podobne powitanie będzie w porządku. Oboje chcecie dostać się do biznesu i jako kolega programista wiem jak bardzo praca może być zajęta. Nie róbcie tego niezręcznie i nie utrudniajcie, po prostu zidentyfikujcie się i pozwólcie rozpocząć rozmowę.

Jedna rzecz, którą chciałbym** powiedzieć - chociaż inni to zasugerowali, a jest to czysto osobista opinia, ja desperuję coś w stylu “Witajcie, to jest Carel Nel, w czym mogę Wam dzisiaj pomóc?”.

Być może dlatego, że pracuję w telekomunikacji i mam dużo doświadczenia w pracy z call center, ale to brzmi dla mnie mechanicznie i robotycznie. Może to moja irlandzkość i fakt, że chcę mieć jakąś osobowość, ale ja po prostu pomimo tego podejścia! Zamiast tego po prostu powiedz “hello”, nie bój się być sobą, zawsze bądź profesjonalistą i wszystko będzie dobrze.

Szybki punkt: Wielu telemarketerów zapyta “Pozwól mi porozmawiać z Johnem Smithem”, mimo że odebrałeś telefon z napisem “Hello, to jest John Smith”… ponieważ ich autodialer nie wpuszcza człowieka na linię, dopóki nie ma pewności, że nie zmarnuje jego czasu z automatyczną sekretarką. Jeśli usłyszę kliknięcie, a następnie “Pozwól mi porozmawiać z…”, do zakładam, że to telemarketer i odpowiadam “Pozwól mi zapytać, kto dzwoni” - i tak powinni się zidentyfikować, zanim poproszą o rozmowę ze mną. Daje mi to szansę dowiedzieć się, kim oni są przed potwierdzeniem mojej tożsamości i odłożyć słuchawkę.

(W rzeczywistości skusiła mnie pokusa zaprogramowania automatycznej sekretarki, która automatyzuje tę sekwencję, ponieważ jest to na tyle niezawodny wzór, że wydaje mi się, że rzeczywiście można by go przekształcić w skuteczny filtr).