Jak grzecznie zapytać o "pilny" wniosek o pracę - tzn. do jakiego terminu należy go wypełnić?

Jak tylko praca zostanie Ci przydzielona, jeśli nie masz terminu, zdobądź go. Brzmi to tak, jakbyś pełnił rolę pomocniczą i mógł wspierać wiele innych osób w tym biznesie. Każde zadanie, które masz, powinno być przydzielone w określonym terminie. Jeśli masz przydzieloną pracę, która nie ma z nią terminu, musisz o nią poprosić.

Sformułowanie prośby jest podobne do:

Jaki jest ostateczny termin, w którym mogę to zrobić i czy nadal spełniasz swoje plany?

Sformułowanie twojej potrzeby w ten sposób wskaże, że zależy ci na pomaganiu projektowi, który wspierasz, aby spełnić ich potrzeby, ale także zacznie wskazywać, że masz inną pracę z innymi terminami.

Jeśli musisz wesprzeć jakąś pracę przed przejęciem personelu projektu, kierownik projektu powinien być w stanie ustalić, w którym terminie możesz przekazać swoją pracę komuś z zespołu projektowego, aby uniknąć opóźnień w harmonogramie.

Rozważyłbym również zaangażowanie Twojego kierownika, aby usprawnić ten proces, szczególnie jeśli często dostajesz zadania bez terminów lub z nierozsądnymi terminami. Każdy wniosek do działu IT powinien mieć przypisany termin “nie później niż do końca”. Osoby składające wnioski do Twojego działu powinny również mieć świadomość, ile czasu zajmie Ci wykonanie pracy - różnica między datą wniosku a datą jego realizacji nie powinna być krótsza niż minimalny czas na wykonanie zadania. Każdy projekt wymagający twojego wsparcia musi zdawać sobie sprawę, że wspierasz wiele projektów i musi komunikować ich potrzeby tak wcześnie, jak to możliwe, aby można było efektywnie zaplanować potrzebny czas i zasoby.

Być może się mylę, ale wydaje mi się, że masz wielu PM'ów, którzy dają ci pracę do wykonania - w tym przypadku nie sądzę, że powinieneś pytać, jaki jest w ogóle termin, myślę, że powinieneś przekierowywać swoich klientów do swojego bezpośredniego przełożonego, którego zadaniem jest nadanie priorytetu (i przypisanie terminów) całej pracy.

Problem z otrzymywaniem “terminów” od wielu osób polega na tym, że każda z nich zawsze będzie w 100% wierzyć, że ich prośba jest ważniejsza od wszystkich elsów i nie będzie im zależało, że otrzymujesz prośby od czterech lub pięciu innych osób jednocześnie. Masz więc jedną osobę, przez którą przechodzą wszystkie prośby, i ta jedna osoba potrzebuje wystarczająco dużo siły pociągowej, aby móc nadać priorytet jednej osobie, a nie wszystkim innym.

Zobacz również odpowiedź na ten wątek: mówiąc nie kierownikom projektów? “.

Inni już wspomnieli, nie ma powodu, by wahać się, czy pytać o priorytet zadania. Jest jednak jeszcze jedna rzecz, która wydaje się wymykać z odpowiedzi:

Powinieneś oszacować zadanie przed ustaleniem terminu. Ponieważ każde zadanie jest wynikiem wzajemnego porozumienia, nie powinieneś ślepo akceptować żadnego terminu. Zamiast tego,

1. Spróbuj oszacować zadanie, znajdując jakie zasoby (w tym czas) potrzebujesz do jego wykonania;
2. Chociaż szacowanie powinno być zazwyczaj zadaniem o wysokim priorytecie, nie powinno przerywać Twoich innych zadań. Jeśli tak, zrób oszacowanie jako osobne zadanie i negocjuj je ;
3. Jeśli zadanie jest podzielone, nie ignoruj tego faktu, ponieważ analiza części poprawiłaby dokładność Twojego oszacowania;
4. Jeśli dane zadanie wymaga opóźnienia innych zadań, nie zapomnij wynegocjować tego faktu z tymi, którzy czekają na Twoje wyniki dla innych zadań, ponieważ mogą nie być zadowoleni z faktu, że jesteś spóźniony.

Nie próbujesz się dowiedzieć, kiedy jest termin, tylko pytasz. Wszelkie spekulacje z twojej strony będą prawdopodobnie fałszywe, a nawet jeśli raz na jakiś czas będziesz miał rację, terminy nie są czymś, o czym powinieneś spekulować.

Po prostu zapytaj. Jeśli odpowiedź brzmi “zrób to jak najszybciej”, to zrób to jak najszybciej.

Nie powinieneś być skupiony na pytaniu o randkę - po prostu zbierasz informacje, aby lepiej służyć swojemu klientowi.

Musisz być ostrożny, aby zgodzić się na randkę, i nie możesz tego robić, dopóki nie dowiesz się -

1. jak długo potrwa praca, i
2. kiedy będziesz miał ten czas.

Kiedy będziesz miał te dwa bity danych, możesz bezpiecznie poświęcić się konkretnej dacie.

Gdy pytasz klienta, kiedy tego chce, albo po prostu zbierasz informacje i nie podejmujesz żadnych zobowiązań (wyraź to jasno), albo będziesz w stanie powiedzieć klientowi, czy możesz dotrzymać terminu, czy też nie.

Jeśli nie możesz uczciwie zobowiązać się do dotrzymania terminu, którego chce klient, wtedy muszą się odbyć pewne negocjacje dotyczące tego, jakie zadania wykonujesz w określonym czasie. Ktokolwiek to robi, musi zrozumieć ogólne priorytety.

Również, przepraszam, ale myślę, że najlepiej jest po prostu zapytać, kiedy jest to wymagane, a nie pytać o “ostateczny termin, którego potrzebujesz” lub cokolwiek innego. Po prostu bądźcie szczerzy i otwarci.

Terminy i ASAP nie są zbyt przydatne jako narzędzie planowania: Wyznaczenie terminu oznacza pójście na kompromis z czymś innym. Decyzja musi zawierać zrozumienie, o jakie kompromisy chodzi.

Często you są w najlepszej pozycji, aby ocenić względną pilność wszystkich dostępnych prac, ale to szef decyduje o tym, jak nadać priorytet swojej pracy. Dajesz swojemu szefowi informację:

Zadanie A jest ważne, ale zajmie to dużo czasu; powinienem zrobić 80% w 20% czasu, a następnie przejść dalej.

Zadanie B nie jest tak ważne, ale jest naprawdę szybkie; powinienem zrobić to pierwszy.

Następnie Twój szef powinien Cię poprawić w oparciu o szersze zrozumienie potrzeb firmy:

Yes, do Task B first, but then move on all of Task A, even though it will take a long time.

Jednak w przypadku, gdy pytasz o to, wydaje się, że nie wiesz, jak nadać priorytet tej pracy, więc pytasz:

Myślę, że Zadanie A zajmie tyle czasu, ale nie jestem pewien, jak powinienem nadać mu priorytet w stosunku do Zadania B, C i D. Co o tym myślisz?

Miałem do czynienia z menedżerami, którzy brzmią jak klienci, z którymi wydajesz się mieć do czynienia. Zawsze upewniam się, że otrzymam od nich trzy rzeczy:

• Jaki jest na to termin?
• Jaki jest mój termin dostawy?
• Jakie zadania powinienem zrzucić, aby tak się stało?

Ostatnie może trafić do Twojego bezpośredniego menedżera, ale wszystkie trzy są ważne. Większość menedżerów / klientów zakłada, że wszystkie bilety są ważne, dopóki nie zostaną zmuszeni do rozważenia wszystkich trzech aspektów zadania.

Pierwszy z nich jest łatwy do odwrócenia (“Wczoraj!”), ale drugi i trzeci zmuszają ich do wyrażenia swojego problemu i zabicia swoich ukochanych. Niejednokrotnie przydzielano mi bilet o najwyższym priorytecie, ale ciągnięty po tym, jak kierownik zorientował się, że nie wiedzą, czego tak naprawdę chcą, albo że nie chcą przerwać pracy nad kolejnym biletem, aby go zrealizować.