Wysłał e-mail do niewłaściwej osoby. Jak się poprawić i wyjść z tej sytuacji?

Piszesz:

Każdy, łącznie z top managerem, powiedział mi, “nie martw się, to się zdarza każdemu”, …

Moja rada jest wierzyć im. Bazując na tym, co tu napisałeś (a mogą być inne szczegóły, których nie mamy), myślę, że przesadzasz, szczególnie jeśli chodzi o prośbę o rezygnację z projektu klienta.

Przynajmniej raz zrobiłem coś podobnego. Zrobiłem odpowiedź - wszystko na maila i wymieniłem kilka informacji wewnętrznych firmy, które nie powinny były trafić do wszystkich na liście Cc. To był błąd, wskazano mi go, byłem trochę zakłopotany – i poszedłem dalej, będąc bardziej ostrożnym od tego momentu.

Brzmi jak to miało miejsce jakiś czas temu, więc komunikowanie się z klientem w tym momencie prawdopodobnie nie byłoby użyteczne. Jest bardzo duża szansa, że klient po prostu zignorował to w tym czasie, a zwrócenie mu na to uwagi again prawdopodobnie nie poprawi sytuacji.

Gdyby stało się to niedawno, najlepszym sposobem postępowania byłoby zapytanie Twojego menedżera co robić. Być może byłoby wskazane, aby klient szybko wyjaśnił, co się stało i uprzejmie poprosił go o usunięcie e-maila. Nie komunikowałbym się z klientem na ten temat bez uprzedniego sprawdzenia z kierownictwem.

Rozważ to. Gdybyś sam był menedżerem najwyższego szczebla, a ktoś pracujący pod twoim kierownictwem popełnił tego rodzaju uczciwy błąd, jak byś zareagował? Czy usunąłbyś ich z projektu, czy po prostu powiedziałbyś im “nie martw się, wszystkim się to zdarza” i zrobiłbyś to, co konieczne (jeśli w ogóle!), aby posprzątać? Zakładając, że to drugie, dlaczego miałbyś przez to być twardszy dla siebie niż dla kogoś innego - lub niż twój menedżer jest na ciebie?

Zadaj sobie pytanie, czy twoja reakcja na ten błąd jest bardziej szkodliwa niż sam błąd.

Wszyscy popełniają błędy. Jedynymi ludźmi, którzy nie spieprzą raz na jakiś czas, są ci, którzy nawet nie próbują.

To, co odróżnia kompetentnych od niekompetentnych, to sposób, w jaki radzimy sobie z naszymi błędami.

Kiedy popełniasz błąd, właściwym sposobem działania jest:

1. Zminimalizuj szkody szybko i skutecznie
2. Poinformuj tych, których to dotyczy, i pokaż, że masz sytuację pod kontrolą (chyba, że tego nie zrobisz, co byłoby nowym błędem, na który trzeba zareagować)
3. Podejmij środki ostrożności, aby uniknąć popełnienia błędu w przyszłości
4. Kiedy zostaniesz poproszony o zgłoszenie incydentu, skoncentruj się na tym, jak zareagowałeś, a nie na przeprosinach.

Błędna aplikacja to:

1. Udawaj, że nic się nie stało
2. Gdy sytuacja nie może być zignorowana, bezradnie zapytaj przełożonego, co ma robić
3. Przepraszaj, ale nie rób aktywnie niczego, co mogłoby naprawić błąd
4. Rób bezsensowne karanie samego siebie, jak np. rezygnacja ze stanowiska, bez bycia do tego zmuszonym.

Pamiętając o tym, że informacje przesyłane drogą elektroniczną są na zewnątrz, a ty nie zamierzasz ich odzyskać, myślę, że najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu dla siebie jest zadać sobie pytanie, co masz nadzieję osiągnąć.

Czy chcesz zachować twarz? Jeśli tak, najlepszą polityką może być uczciwość. Wyślij je jeszcze raz, powiedz, że to było przeznaczone dla kogoś innego, i przeproś. Miejmy nadzieję, że rozważą uczciwe przyznanie się do błędu, aby zrównoważyć sam błąd.

*Czy chcesz zapobiec dalszemu rozprzestrzenianiu się informacji? *Ponownie, ponieważ nie możesz uzyskać elektronicznych informacji ‘back’, jedyną opcją jest wysłać je ponownie, powiedzieć im, co się stało i zapytać, czy nie mieliby nic przeciwko usunięciu wiadomości i zapomnieniu o niej. Oczywiście nie ma gwarancji, że tak się stanie.

Pamiętaj jednak, że ponowne skontaktowanie się z nimi może po prostu skłonić ich do ponownego przeczytania emaila, a czyniąc to po prostu zwracasz większą uwagę na te informacje. Możesz rozważyć po prostu odpuszczenie jej, wiedząc, że klient prawdopodobnie zdał sobie sprawę, że została wysłana przez pomyłkę, i usunął ją…

Skoncentruj się na wartości, którą dostarczasz dzisiaj, a która będzie dostarczana w przyszłości. Każdy popełnia błędy, ale faktem jest, że nadal jesteś cenny dla swojego pracodawcy i klientów, ponieważ jesteś dobry w swojej pracy. To, co musisz zrobić, to skupić się na tym, w jaki sposób zapewniasz większą wartość w swojej obecnej sytuacji, niezależnie od tego, jaka jest ta sytuacja. Przeszłość się skończyła i nie zmienia tego, jaką wartość możesz dostarczyć dzisiaj.

W bezpośrednim następstwie takiego błędu, odpowiedź jest taka sama, ale warto stawić czoła sytuacji, skontaktować się z zaangażowanymi osobami, upewnić się, że nie ma żadnych tajemnic, które mogłyby wyjść na jaw i ugryźć cię później (być może nawet poinformować klienta, który był zaangażowany, zwłaszcza jeśli jest możliwe, że klient, do którego wysłałeś e-mail, mógł zidentyfikować klienta, o którym mowa), i upewnić się, że cały ból jest w przeszłości. Zmierz się z tym jak z szefem, a potem wykonaj jakąś niesamowitą pracę.

Dobrym sposobem na wyjście poza to doświadczenie jest wyciągnięcie wniosków z tego doświadczenia i ustalenie reguł dotyczących poczty elektronicznej.

Mam reguły ustalone w Outlooku, które dodają 5-minutowe opóźnienie do każdego emaila, który jest wysyłany do zewnętrznej domeny. Mam również zestaw reguł, które CCs the Exec Assistants i opóźniają wszelkie emaile, które są wysyłane do naszych execów poziomu Cxx w mojej firmie. Daje to ich Asystentom Wykonawczym możliwość sprawdzenia, z czym mogą mieć do czynienia za minutę, a opóźnienia zapewniają mi ochronę, że trafię na wiadomość i zdam sobie sprawę, że była to poważna literówka lub że powinienem/nie powinienem był skopiować tej osoby.

Łatwiej jest zatrzymać wiadomość przed jej wysłaniem, niż przywołać wiadomość, szczególnie na adresy spoza Państwa serwera.