Odpowiedz na email, który jak sądzę otrzymałem przez pomyłkę

Przypadkowe wiadomości e-mail są powszechne, jeśli system rzeczywiście korzysta z automatycznego uzupełniania i istnieją konta użytkowników o podobnych nazwach. Tak więc w twoim przypadku, jeśli nie ma innego powodu, aby sugerować inaczej, radzę traktować go po prostu jako przypadek.

Jeśli jest to email związany z pracą (czy to związany z tobą czy z jakąś inną osobą), radziłbym ci wysłać go z powrotem oficjalnie bez CC i dać mu znać, co się stało.

To głównie dlatego, że:

1. Może nie wiedzieć, że zamierzony odbiorca nie otrzymał maila i że to może być ważne.
2. Oficjalnie podaj możliwy do zweryfikowania ślad, aby zabezpieczyć się na wypadek, gdyby wydarzyły się nieoczekiwane rzeczy
3. Twoja firma może prowadzić politykę dotyczącą nieotrzymanych wiadomości e-mail, o których nie wiesz.

Tak czy inaczej, nie zaszkodzi pomylić się po stronie bezpieczeństwa.

Stawiałem czoło tego typu incydentom wiele razy, ponieważ w mojej organizacji jest wiele osób o takim samym nazwisku jak ja.

Odpowiednie działania dla tego typu przypadkowych e-maili to

(1) Odpowiedz mu grzecznie, mówiąc coś w stylu “Myślę, że ten email został wysłany do mnie przez pomyłkę. Proszę dać mi znać czy naprawdę jest on dla mnie przeznaczony”. Zorientuje się i podejmie działania zapobiegawcze jeśli to był wypadek.

(2) Po prostu ping go i uzyskać wyjaśnienia na temat tego maila w stylu “Hej jestem trochę zmieszany z mailem, który wysłałeś wczoraj z tematem XXXXXX. O co chodzi?” Jeśli ten email był błędem, zrozumie i podejmie działania zapobiegawcze w przyszłości.

(3)W mojej organizacji istnieją 2 inne osoby o moim imieniu. Dość często otrzymuję emaile przeznaczone dla innych osób. W takich czasach zazwyczaj staram się zidentyfikować właściwą osobę i wysłać ją do nich. Wiele razy szukam w katalogu innych odbiorców. Jeśli wielu z odbiorców (osoby z CC'ed) również należą do tej samej grupy lub działu, pójdę do tego działu i sprawdzę członków tego działu. Jeśli jakieś ciało w grupie ma taką samą nazwę jak ja, przekażę mu ten list, mówiąc “Wierzę, że ten email jest przeznaczony dla ciebie. Otrzymałem go przez pomyłkę”.