Jak przeprowadzać coroczną samoocenę w pracy

Niestety, wiele z tych procesów jest poza kontrolą twojego menedżera. Punktacja “1-5” jest dobrze przemyślaną, ale śmieszną próbą ilościowego określenia trudnych do zmierzenia cech, które nie mieszczą się w żadnej prostej skali. Te rzeczy są popychane przez działy HR w dużych firmach i często śnieżne kulki do tony dodatkowej pracy dla menedżerów i ich raportów, którzy są zajęci rzeczywiście robieniem dochodów dla firmy.

Wynik końcowy jest taki, że jest “x” kwoty pieniędzy dostępnych dla premii i że jakoś musi być podzielony “sprawiedliwie” na poszczególne premie. Jest to każdego dnia praca menedżera, aby rozpoznać, kim są kluczowi gracze i kim są ludzie, którzy nie ciągną za sobą swojej wagi. Ale kiedy HR się angażuje, zamienia się to w ogromną, niepotrzebną i stresującą papierową tandetę, w której dobrzy pracownicy czują, że muszą uzasadnić swoje istnienie WIĘCEJ w ciągu roku, nawet jeśli codziennie udowadniają, że dobrze wykonują swoją pracę.

Najlepszym sposobem na przetrwanie tych rzeczy jest po prostu ułatwić swojemu menadżerowi skakanie przez obręcze:

• Zdobądź wynik z kombinacji liczb, nawet jeśli naprawdę jesteś “wszystkim 5”.
• Śledź swoje główne osiągnięcia przez cały rok. Przechowuję dokumentację (dowody) w folderze zrzutowym tak, aby moje roszczenia mogły być archiwizowane, gdy nadejdzie ta pora roku.
• Nie zawieszaj się na wynikach, które dostajesz, mogą one i tak nie być pod kontrolą twojego szefa. Zamiast tego wykorzystaj spotkanie 1 na 1 jako okazję do autentycznej dyskusji z szefem, który dokonuje przeglądu przeszłości i przedstawia pragmatyczne pomysły na przyszłe usprawnienia.

Jedną z ważnych rzeczy, z których należy zdawać sobie tutaj sprawę, są odpowiedzi ograniczające. Twój menedżer prawdopodobnie nie oceni cię wyżej niż ty sam. Z tego powodu staram się cofnąć i odpowiedzieć na nie z perspektywy, z której chciałbym, by mój menedżer je oglądał.

Za każdym razem, gdy wybieram wynik powyżej oczekiwań, staram się napisać akapit lub dwa o tym, dlaczego zasługuję na ten wynik. Upewnij się, że używasz obiektywnych terminów i punktów danych, aby zrobić kopię zapasową, kiedy to tylko możliwe. Dane są kluczowe dla każdej oceny, która wiąże się z budżetem, czasem lub oszczędnościami. Zapewnij swojemu menedżerowi dużo czasu na napisanie recenzji.

W żadnym wypadku nie wybieraj opcji poniżej, która spełnia oczekiwania, jest akceptowalna lub porównywalna. Jeśli uważasz, że istnieje duża szansa, że Twój przełożony oceni Cię poniżej tego poziomu, powinieneś napisać do swojego przełożonego, że spełniasz oczekiwania, ponieważ przekroczyłeś swoje oceny.

Kiedy przyjdzie czas na Twoją ocenę, przynieś ze sobą kopię swojej samooceny. Przeczytaj ponownie swoją samoocenę przed jej wystawieniem, aby się z nią zapoznać. Ponieważ jest to twoja pierwsza ocena, może być trudno ocenić, na czym skupi się twój menedżer. Róbcie notatki i zadawajcie wiele pytań, w których wasza ocena różni się od oceny waszego menedżera. Postaraj się, aby Twój menedżer zaangażował się w to, co chce od Ciebie uzyskać, aby uzyskać wyższą ocenę.

W niektórych przypadkach możesz nie uzyskać oceny 5. Na przykład, jeśli pokazujesz się codziennie o czasie lub wcześnie, pracujesz cały dzień, wychodzisz o czasie lub spóźniasz się codziennie i przychodzisz w godzinach wolnych od pracy w zależności od potrzeb, spełniasz oczekiwania dotyczące frekwencji. Nie przechylaj się przy tym wiatraku, ma to na celu uniemożliwienie Ci uzyskania idealnego wyniku, zaakceptowania go i przejścia do następnego etapu.

Wiele razy te oceny są powiązane z procentem podwyżek, który otrzymasz. Może się zdarzyć, że Twój menedżer oceni Cię o 1 punkt mniej niż Twoja kolejna podwyżka. Dlatego tak ważne jest, aby skłonić go do zdefiniowania tego, czego szuka w 5, a także, aby mógł porozmawiać z Twoimi wynikami i potwierdzić je.

W odpowiedzi na Twoje pytanie, czy jest dopuszczalne, aby dać sobie 5 z 5 w każdej kategorii, tak długo jak możesz potwierdzić je danymi, a następnie tak.

To zależeć będzie od twojego szefa i od twojego faktycznego działania. Wyglądasz jak beznadziejny idiota, jeśli oceniasz siebie jak wszystkie 5-ki, a twój szef myśli, że wszystkie 2 i 3-ki. Z drugiej strony, podejrzewam, że ludzie, którzy oceniają wszystkie 5-ki, mają tendencję do uzyskiwania wyższych ocen, jeśli naprawdę znajdują się w przedziale 4-5. Nie mogę tego udowodnić, ale…

Osobiście uważam, że oceniam siebie tam, gdzie naprawdę uważam, że spadam. Miejsca, w których to, co myślisz i co twój szef myśli inaczej, są krytyczne dla poprawy twojej wydajności.

To, co moim zdaniem jest ostatecznie ważniejsze od liczbowej oceny, to dyskusje. To jest twoja szansa, aby przypomnieć swojemu szefowi o tym, co osiągnąłeś. Im więcej liczb możesz tu umieścić, tym lepiej (kierownicy uwielbiają liczby). Jedną z rzeczy, które robię, jest śledzenie wszystkich emaili “Attaboy”, które dostaję mówiąc mi, jak wspaniałą pracę wykonałem w projekcie xyz. Miałem ich 20 w zeszłym roku i można się założyć, że znalazło się to w mojej ocenie wyników. Odnotowuję wszystkie nagrody, które otrzymałem w ciągu roku (mamy tu bardzo aktywny program nagród pracowniczych). Zwracam uwagę na projekty, które ukończyłem na czas i zgodnie z budżetem. Zwracam szczególną uwagę na wszystko, co związane z satysfakcją klienta (przenieśliśmy jednego z głównych klientów, z którymi mam do czynienia, z najniższej oceny satysfakcji na najwyższą). Zauważam, że moje wyniki są zgodne z opublikowanymi wartościami firmy. Zauważam wszystko, co zrobiłem, a co wykraczało poza zakres mojej pracy.

Z mojej perspektywy, jako menedżera, jeśli pracownik dokonuje samooceny i jest blisko tego, co ja widzę (powyżej lub poniżej), to postrzegam to jako lekki spór o jego wyniki i uważam, że jest to miejsce, w którym możemy dyskutować o jego pracy, a oni mogą powiedzieć mi, co robią tak dobrze, że ja nie widzę, lub mogę powiedzieć im, co myślę, że robią dobrze, a czego nie robią.

Z drugiej strony, jeśli oceniają siebie na “5” w obszarze, który uważam za przeciętny lub gorszy, to widzę to jako dość duży problem. Jesteśmy teraz w sytuacji, w której ktoś albo po prostu spełnia oczekiwania, albo nie spełnia ich wcale, ale uważa, że są wybitne. Ze wszystkich wad, jakie ma pracownik, jedną z największych jest brak uczciwej świadomości tego, gdzie wymaga się poprawy.

Podsumowując: Bądź skromny. A jeśli twój szef używa twoich skromnych odpowiedzi jako sposobu na wykręcenie cię z podwyżki lub premii, to jest kutasem i musisz znaleźć nową pracę.

Bardzo ważne jest zrozumienie kultury miejsca, w którym pracujesz.

• Niektóre miejsca są “Jeśli nie trzymasz się za siebie, nikt tego nie zrobi” i szukasz jakiegokolwiek powodu, aby zdegradować ludzi tak, jak pasują do wymuszonego zakrętu. (“10% Znakomici pracownicy, 20% Bardzo Dobrzy, 50% Dobrzy, 20% Słabi, 10% Nie pozwól, aby te drzwi uderzyły w ciebie na drodze”). W tych miejscach wystarczy ząbek własnego rogu.

• W niektórych miejscach silna samoocena jest postrzegana jako oznaka dojrzałości i osobistego rozwoju. Menedżerowie w tych miejscach postrzegają niezdolność do samokrytyki jako oznakę niezdrowego ego oraz niezdolność do pracy z innymi i rozwijania się jako lider.

Praca 1 polega na ustaleniu, w którym z tych miejsc pracujesz. Jeśli jesteś w pierwszej partii, znajdź słowa kluczowe, których szukasz i zacznij się chwalić. Jeśli jesteś w drugiej grupie i masz dobrego mentora, bądź rażąco samokrytyczny. Dostaniesz dobrą informację zwrotną i w rezultacie będziesz się rozwijać.

Właśnie miałem ocenę i mój szef wyjaśnił mi w ten sposób 5-gwiazdkowy system oceniania:

Praca: Dog Walker

3 - Spełnia oczekiwania: Codziennie i konsekwentnie wyprowadzasz psa na spacer.

4 - Przekracza oczekiwania: Napełniasz psie miski z wodą i karmą bez pytania.

5 - Oustanding - Trenujesz psa, wprowadzasz go na wystawę i wygrywasz.

2 - Potrzebuje poprawy: Nie wyprowadzasz psa codziennie, a czasami wyprowadzasz go na spacer tylko na 10 minut.

Ta analogia spojrzała na mnie z perspektywy czasu i pomogła mi rozpoznać moje obowiązki oraz to, co mogę zrobić, aby uzyskać więcej 4 i 5 sekund do następnej oceny.

A 5 oznacza, że masz nie tylko pomysły na towary, ale także, że prowadzisz projekt, a wyniki są korzystne i mają pozytywny wpływ na firmę, a nie tylko na Twoje stanowisko.

1 - Porozmawiaj ze swoim szefem o procesie podwyżek.

Uczciwie jest zapytać, w jakim stopniu recenzja na to wpływa. Z mojego doświadczenia wynika, że proces recenzji jest częścią systemu określania wysokości podwyżki, ale nie jedynym czynnikiem. W większości przypadków, szefowie podpisujący się pod samooceną są najbliższymi szefami pracowników, podczas gdy osoba podejmująca ostateczną decyzję w sprawie podwyżek jest osobą, która kontroluje ogólny budżet dla dużej grupy ludzi. Tak więc zawsze istnieje jakiś proces pomiędzy tymi dwoma formami zarządzania, ponieważ podwyżki polegają zarówno na wyrzucaniu pieniędzy w obszary o najwyższej wartości dla firmy, jak i na nagradzaniu każdego pracownika. Nie mówiąc już o tym, że każdy menedżer może mieć swoje własne podejście do wartości 1-5 ratingów, więc więksi szefowie muszą znaleźć jakiś sposób na wieczorną rozgrywkę między zespołami.

Zazwyczaj jest to nieporządny proces i jest mało prawdopodobne, że menedżer będzie chciał omówić go szczegółowo (to jak robienie kiełbasy… nikt, kto je kiełbasę naprawdę nie chce wiedzieć, jak się ją robi). Ale powinieneś być w stanie skupić się na dyskusji o Tobie i o tym jak bardzo te czynniki oceny w.

2 - Szukaj uogólnionej informacji zwrotnej o swojej pracy

Nie tylko od Twojego szefa. I prawdopodobnie nie poprzez zadawanie pytań, które sprawiają Ci kłopoty - na przykład jeśli ocena mówi “oceniaj swoją zdolność do robienia foo”, prawdopodobnie nie chcesz zapytać kilku osób w Twoim biurze “jak myślisz, co robię na foo?”… ale możesz zająć się sprawami, w których “foo work” jest zaangażowany i sprawdzić z innymi ludźmi, którzy mają kluczowe obowiązki w tych obszarach i sprawdzić z nimi, jak oni uważają te projekty i twój udział w nich.

3 - Przygotuj się do procesu signoff

Każda samoocena, jaką kiedykolwiek widziałem, przed złożeniem wniosku, skutkowała rozmową między kierownikiem a pracownikiem. Zakładam, że twoja jest taka sama.

Były momenty, kiedy byłam pewna, że nadszedł czas na podwyżkę lub awans… w tych czasach używałam samooceny do rozpoczęcia rozmowy. Kiedy naprawdę myślę, że jestem na zewnątrz i robię inne rzeczy na swoim stanowisku, oceniam siebie zauważalnie wysoko i przygotowuję się do tego, by odebrać kierownictwu kartkę za to, czy moje wysokie oceny nie były zbyt wysokie.

Doprowadziło to do kilku naprawdę użytecznych rozmów - o tym, co będzie potrzebne do awansu lub dlaczego nie byłem tak wysoki, jak myślałem. Ponieważ wiedziałam, że pomyliłam się po stronie nadmiernej pewności siebie, naprawdę nie miałam nic przeciwko temu, by mnie skorygowano, o ile korekta przyszła z pomocną informacją zwrotną.

Podsumowanie

To moje osobiste przekonanie o większości ocen, że są one tam po to, by zmusić pracowników i menedżerów do zastanowienia się nad jakością pracy i obszarami poprawy. Wynik jest mniej ważny niż wysiłek. Podwyżki i awanse to 1 część wyniku dobrej pracy, ale także 1 część wpływu otaczającego środowiska… więc nie są one całkowicie pod niczyją kontrolą.

Ale ocena i doskonalenie to coś, nad czym Ty i kierownik możecie pracować bez względu na wszystko.

Wiem, że niektóre z tych rzeczy to prawdopodobnie stary kapelusz, jeśli robisz to już od lat… ale gdy przychodzi czas na nowe pytania na starym formularzu, traktowałbym je tak samo i starałbym się dowiedzieć, dlaczego firma dodała te pytania. Czy jest jakiś powód, dla którego chcą, aby ludzie spędzali czas na myśleniu o tych rzeczach? Co to znaczy dla ciebie i dlaczego miałoby cię to obchodzić? Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć na te pytania, prawdopodobnie nadszedł czas, by zapytać.