Co to za miły sposób na powiedzenie, że jestem BUSY bez powiedzenia, że jestem BUSY? (Jak radzę sobie z rozpraszaniem uwagi w miejscu pracy?)

Dużo się pisze na ten temat. Oto tylko jeden artykuł, który moim zdaniem ma ładny, zwięzły tytuł: Maker’s Schedule, Manager’s Schedule

Chodzi o to, że ci, którzy mają za zadanie wyprodukować coś konkretnego - zwłaszcza tacy twórcy jak projektanci i programiści - potrzebują nieprzerwanego czasu pracy. W przeciwieństwie do kierownictwa, gdzie wiele z ich pracy jest ciągłym spotkaniem, projektanci muszą mieć czas, aby się skupić i naprawdę dostać się do swojego projektu.

Wiele lat temu byłem na konferencji i usłyszałem Clement Mok odpowiedź na pytanie, jak jego firma rozliczała klientów. Stwierdził (parafrazując), że wystawiają oni rachunki co 4 godziny, ale wolałby 8. Podczas gdy chodziło o rachunki, chodziło mu o to, że trzeba poświęcić kawałek solidnego czasu, aby stworzyć pracę twórczą. 8 półgodzinnych spotkań podzielonych przez 8 półgodzinnych spotkań w ciągu jednego dnia nie pozwoli Ci wyprodukować prawie takiej ilości ani jakości pracy, jaką może dać solidny blok 4 godzin nieprzerwanej pracy.

Aby odpowiedzieć na Twoje konkretne pytanie:

Co jest miłym sposobem na powiedzenie I’M BUSY

Nie przejmuj się “miłym”. Jesteś zajęty. Musisz wykonać pracę. Muszą to uszanować. Sposób, w jaki do tego dojdziesz, będzie w dużej mierze zależał od specyfiki Twojego miejsca pracy i relacji, jakie masz ze swoim przełożonym.

Kilka pomysłów, które mogą pomóc:

• nalegaj, abyś miał biuro, a potem ustal zasady “wejdź, jeśli drzwi są otwarte, nie pukaj, jeśli są zamknięte”
• miej godziny w biurze, aby uczestniczyć w spotkaniach i godziny poza biurem, aby faktycznie wykonać pracę
• powiedz “Wychodzę, aby wykonać pracę” i mów poważnie. Jeśli nie robisz postępów ze względu na rozpraszanie uwagi, ogłoś, że idziesz do kawiarni na 4 godziny, aby zakończyć pracę.
• jeśli masz własny, wspólny kalendarz, zablokuj czas wolny od pracy. Zmniejsza to prawdopodobieństwo, że Twój czas pracy zostanie pocięty na małe kawałki, a spotkania odbywają się sporadycznie w ciągu dnia.

Pomocne może być umieszczenie przy biurku tablicy z listą projektów, nad którymi pracujesz, wraz z przewidywaną datą ich ukończenia. Możesz mieć nawet małą gwiazdkę obok elementu, nad którym aktualnie pracujesz. Upewnij się, że jest ona widoczna z zewnątrz biurka i że jest aktualizowana.

Kiedy ktoś podchodzi do Twojego biurka, po prostu wskaż tablicę i w przeciwnym razie zignoruj ją. Wkrótce zostaniesz przeszkolony, aby po prostu patrzeć na tablicę, nie rozmawiając nawet z Tobą.

Rozumiem twoją frustrację z powodu przerywania twoich postępów przez ludzi, którzy chcą pytać o twoje postępy. Jednak rozwiązaniem tego problemu jest nie docieranie do nich, że macie coś do zrobienia i nie powinno się im przerywać. Rozwiązaniem tego problemu jest umożliwienie im uzyskania odpowiedzi bez przerywania Ci pracy.

Mówisz, że prowadzisz jakąś listę zadań. Domyślam się, że jest ona w porządku priorytetowym lub zawiera kolumnę priorytetową, oraz że zawiera ona status, a może nawet termin realizacji. Umieść to gdzieś, gdzie wszyscy będą mogli to zobaczyć. Kiedy zapytają “Gdzie jest moje to?”, przypomnij im, gdzie mogą znaleźć odpowiedź. To może być coś elektronicznego, ale jeśli twoi koledzy nie są ludźmi online, to może to być kawałek papieru przyklejony na ścianie. Możesz po prostu wskazać na to osobę przerywającą i kontynuować swoje spotkanie lub cokolwiek innego.

Nie będą się mniej martwić o swoje ważne wyniki, ponieważ zdołasz powiedzieć im, aby zostawili Cię w spokoju. Będą mniej martwić się, gdy otrzymają więcej informacji. Bądź transparentny i publiczny, a przerwy powinny zejść na dół.

Wiem, że powiedziałeś, że pracujesz w wielu biurach, to jest coś, z czym nie mam żadnego doświadczenia, ale oto rzeczy, których się nauczyłem o unikaniu przerw dla pracowników knowlege.

Jeśli masz ‘kierownika zespołu’, ‘nadzorcę’ lub jakąś osobę, która niekoniecznie jest twoim szefem, ale jest na stanowisku koordynatora, możesz zapytać swojego kierownika działu, czy modus operandi może zostać zmieniony, więc wszystkie nowe prace MUSZĄ przejść przez kierownika zespołu. Musi to być zrobione w taki sposób, aby rozmowa z członkami zespołu była całkowicie nieproduktywna. Twój przełożony musi mieć sposób na przekazanie ci tej pracy bez rozpraszania cię, np. dodanie jej do listy na tablicy, o której wspomina Chris Lively lub do bazy danych. Fizyczne przekazanie Ci kawałka papieru jest niepoprawne.

Aby zapobiec zakłócaniu pracy ludzi w celu aktualizacji, w przeszłości ukradłem Scrum-ban z typów ‘oprogramowania’ do zarządzania moimi zadaniami To działa całkiem dobrze dla organizacji grupowej, każdy poza grupą może to zinterpretować.

Nie bądź zbyt surowy dla typów zorientowanych na klienta. Pestering jest ich sposobem na załatwianie spraw, zawsze działał dla nich, ponieważ ludzie to umożliwiają. Przeczytaj o operacyjnym uwarunkowaniach i powodzenia z ‘wybuchami wymierania’. Te linki dotyczą głównie szczurów i psów, jednak doskonale odnoszą się do ludzi.

Myślę, że najpierw musisz dostosować swoje nastawienie. To nie jest diva drama chcieć znać status projektów, które zostały ci dane, a które są ważne dla ich zdolności do wykonywania swojej pracy. Wyraźnie widać, że jesteś teraz blokadą na drodze, a oni mają prawo chcieć, aby ją usunąć.

Więc najpierw musisz dostosować swój przepływ pracy tak, aby statusy były podawane w odpowiednim czasie. Potrzebujesz sposobu, aby mogli oni sprawdzać status, nie przeszkadzając Ci tak często i potrzebujesz sposobu, aby ustalić priorytety i musisz powiedzieć ludziom, kiedy ich priorytet został obniżony i jaki jest nowy oczekiwany termin.

Podsłuchują Cię, ponieważ nie komunikujesz się dobrze. Komunikacja to duża część Twojej pracy, tak samo ważna, jeśli nie ważniejsza, niż praca nad projektem. Mówienie ludziom, że nad czymś pracujesz, kiedy wyraźnie nie jesteś częścią tego, co ich denerwuje. Powiedz im prawdę - “Przed tobą jest sześć projektów i oczekuję, że będę mógł rozpocząć je w środę przyszłego tygodnia.” Codzienny e-mail do wszystkich z listą projektów i stanem i oczekiwanym zakończeniem jest coś, co prawdopodobnie należy zrobić pierwszą rzecz każdego dnia.

Agenci nieruchomości z natury swojej pracy nie są w biurze przez cały czas, więc to jest naturalne, że muszą sprawdzić z tobą, kiedy dostaniesz kilka minut w biurze przed wyjściem do domów pokazać. Rezygnacja z przerw jest po prostu nieproduktywne. Taka jest natura biznesu, który wspierasz.

Jeśli zaczniesz udzielać im lepszych informacji i będziesz miał coś, na co będą mogli spojrzeć, aby zobaczyć, jakie projekty są realizowane w jakiej kolejności i w jakiej spodziewanej dacie rozpoczęcia i zakończenia ich realizacji, będą Cię mniej niepokoić. Ale nigdy nie przestaną Ci przeszkadzać, ponieważ ich powstrzymujesz i muszą zdobyć rzeczy, które dla nich robisz. Oni są twoimi klientami i musisz zacząć traktować ich jako takich.