Jak mogę zamówić nowy sprzęt do biura?

Do pewnego stopnia to, o co prosisz, to jak najlepiej zbudować przekonywujący “business case” dla rzeczy, których szukasz. Aby zbudować przekonywujący przypadek, warto “najpierw starać się zrozumieć, a potem być zrozumianym”

W budowaniu przypadku, dwie główne rzeczy, które należy podkreślić to :

- jesteśmy narażeni na ryzyko, a to eliminuje ryzyko

- jest to inwestycja, która dostarczy nagrody

Z mojego doświadczenia wynika, że większość organizacji reaguje szybciej na ryzyko (strach) niż na nagrodę (chciwość), więc przy budowaniu przypadku może to być lepszy argument. Co ważniejsze, być może ludzie są bardzo sceptycznie nastawieni do poprawy efektywności, chyba że pozwolą im na zmniejszenie liczby pracowników lub na uzyskanie znaczącej poprawy (zazwyczaj czynnik x10 lub 5%-10%+ całkowitego czasu pracy w ciągu tygodnia)

Tak więc - *Zasugerowałbym, jeśli to możliwe, abyś spróbował powiązać poprawę, której szukasz, z redukcją ryzyka, chyba że jesteś w stanie przedstawić przekonujący argument za oszczędnością kosztów i czasu. *

Przykłady mogą być:

• zmniejszenie ryzyka urazów pracowników (przestój, implikacje prawne)
• zmniejszenie ryzyka ucieczki pracowników/obrotu (złe warunki, sprzęt)
• zmniejszenie ryzyka złego postrzegania klienta/inwestora (przestarzały sprzęt, niechlujne biura)

Druga rzecz, którą należy rozważyć, to skąd pochodzą pieniądze.

W większości organizacji są dwie rzeczy do zrobienia - czy Twój szef ma poziom “sign off”, aby zatwierdzić te rzeczy bezpośrednio, i czy ma budżet przeznaczony na tego typu rzeczy.

Te dwie rzeczy są ważne, ponieważ jeśli Twój szef nie ma bezpośredniej kontroli nad budżetem lub sign off, to będzie musiał pójść do innej zakwestionowanej puli pieniędzy w innej części organizacji (HR, IT, lub ich kierownik liniowy), co generalnie będzie o wiele bardziej pracochłonne (dla Twojego szefa) i będzie wymagało znacznie bardziej przekonującej sprawy.

Rozważ sytuację, w której Twój szef musi przedstawić sprawę BHP komuś innemu na stanowisko przewodniczącego - być może starszemu menedżerowi lub kierownikowi działu kadr. jeśli podejmie działania w Twojej sprawie, będzie musiał podjąć działania w całej organizacji. Koszty nie wynoszą już 500 dolarów, ale 500 dolarów dla wszystkich, którzy mają starsze krzesło.

Jeśli tak, to zazwyczaj lepiej jest poruszyć tę kwestię nieformalnie ze swoim przełożonym i od samego początku zająć się całą organizacją, a nie tylko tobą, oraz przedstawić kluczowy argument i dowody:

“Natknąłem się na ten artykuł, który sugeruje, że słaba ergonomia kosztuje ponad milion dolarów rocznie w skali kraju, jeśli chodzi o przestoje w pracy i przypadki wypadków przy pracy. Rozejrzenie się wokół tego jest dla nas prawdziwym ryzykiem - jak możemy to naprawić?”

Wskazanie od samego początku, że jesteś świadomy propozycji dla swojego szefa tego, o co prosisz , i podawanie mu kampanii, której będzie potrzebował, aby załatwić sprawę z innymi sprawia, że jest o wiele bardziej prawdopodobne, że zareaguje w pozytywny sposób.

W zależności od sytuacji, możesz chcieć nawiązać współpracę z kolegami, jeśli wielu z Was ma podobne warunki pracy i prośby. Im więcej osób będzie współpracować, tym większą presję będziesz mógł wywierać na kierownictwo. Ponadto, im mniej napięć powstaje między Tobą a innymi (jak to może się zdarzyć, jeśli tylko Ty dostaniesz nowy sprzęt, a inni nie).

Z drugiej strony, im więcej jesteś, tym bardziej kosztowne dla kierownictwa jest spełnianie Twoich żądań, co może zmniejszyć szanse na sukces.

Innym kluczowym aspektem jest ujęcie Twojego żądania w kategoriach, które kierownictwo może zrozumieć i uznać za przekonujące. To znaczy, skupić się na kosztach i korzyściach. Np.

• “Nowy komputer z szybszym procesorem, większą ilością pamięci i dyskiem SSD kosztowałby firmę około $NNN. Jednak skróciłoby to czas kompilacji naszej aplikacji z 10 minut do 1 minuty, oszczędzając średnio X minut dziennie. To by się sumowało do $MMMM miesięcznie na podstawie mojej pensji, zwracając początkową inwestycję w miesiącach P.”

Możesz również skorzystać z Google Web do badań nad pozytywnymi skutkami ergonomicznych mebli (i negatywnymi skutkami ich braku). Wiele zależy od lokalnego prawa, ale firmy w większości krajów mogą być pociągnięte do odpowiedzialności za pracowników cierpiących na długotrwałe problemy zdrowotne z powodu trudnych ergonomicznie warunków pracy. Innymi słowy, poprawa ergonomii miejsca pracy może być postrzegana jako inwestycja ze strony firmy mająca na celu obniżenie długoterminowych kosztów opieki zdrowotnej, a także zwiększenie zadowolenia pracowników - co z kolei zmniejsza rotację pracowników, ponownie oszczędzając znaczne koszty bezpośrednie i pośrednie.

Meble ergonomiczne mogą wyglądać na drogie, ale wysokiej jakości krzesło / biurko może wystarczyć na dekadę. W porównaniu do skumulowanego wynagrodzenia przeciętnego pracownika w tym samym okresie czasu, koszt ten jest orzechowy (lub papier toaletowy :-). Więc Twoja firma może zrobić ogromną długoterminową różnicę w nastroju, zaangażowaniu i zdrowiu swoich pracowników z inwestycją, której równowartość w postaci podwyżki wynagrodzenia najprawdopodobniej nie zostanie zauważona przez większość.

Osobiście zwracam się do naszego przełożonego z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy, a nie z ekonomicznego punktu widzenia.

• Siedzenie na dobrym i wygodnym krześle jest na dłuższą metę niezbędne dla Twojego zdrowia.
• Posiadanie dobrze wyregulowanego biurka jest ważne dla uniknięcia urazów związanych z nadwyrężeniem powtarzalnym .
• Hałaśliwe i zatłoczone środowisko może być również szkodliwe dla Twojego zdrowia, ale jest ono również #8 na liście 10 Most Deadly Mistakes in Software Development

Szybszy komputer może zwiększyć Twoją produktywność, a wolniejszy komputer może nie wpłynąć na Twoje zdrowie.

Byłbym zaskoczony i rozczarowany jeśli Twój dział HR nie potraktuje tych rozważań poważnie.

Wiesz, że w przeszłości odniosłem największy sukces, po prostu poznając proces zakupu nowego sprzętu lub mebli, wypełniając formularz i przekazując go mojemu menadżerowi. Przez znaczną część czasu uważamy, że coś będzie trudniejsze niż jest. Powód, dla którego masz złe meble, może być tak prosty, jak nikt nie prosił o lepsze meble.

Teraz czas jest oczywiście wszystko, nie robisz tego, gdy właśnie ogłosił zwolnienie lub zły kwartał finalnie. Ale naprawdę większość menedżerów nie chce robić badań, aby określić, jaki rodzaj krzesła i gdzie je zdobyć i nie chce spędzać czasu na wypełnianiu papierkowej roboty. Jeśli zrobisz to wszystko przed złożeniem wniosku, znacznie ułatwisz mu powiedzenie “tak”, jeśli ma budżet. Jedyne co musi zrobić, to podpisać wniosek.

Jeśli nie ma budżetu w tym roku, możesz zapytać, czy może on dostać jakiś budżet na następny rok. Dlatego też ostatni kwartał roku jest często dobrym momentem na złożenie wniosku - może mieć niewykorzystany budżet, który chce wydać, aby nie stracić go w przyszłym roku lub może znaleźć sposób na sfinansowanie sprzętu w przyszłorocznym budżecie, zanim zostanie on w całości wydany.

Ga niet uit de weg bij je manager. Hou hem op zijn minst op de hoogte. HR kan al dan niet gepast zijn, afhankelijk van wie het kantoor herinricht.

Twee belangrijke punten die u naar voren wilt brengen:

• Is uw huidige bureau goed ontworpen als computerwerkplek?
• Is uw huidige stoel ondersteunend & verstelbaar genoeg om uw rug, heupen, nek & bovenlichaam te ontlasten?

Ergonomie & comfort zijn belangrijk, maar je kunt niet zomaar zeggen “Ik wil een nieuw bureau & stoel” - het zou duidelijk moeten zijn (en zo niet, dan moet je er op wijzen) dat de juiste bureau- & stoelopstelling een langdurige impact heeft op de gezondheid, wat uiteindelijk zal leiden tot hogere of lagere kosten voor de gezondheidszorg.

Nieuwere kantoormeubels zullen ook een positieve invloed hebben op het moreel, en als consultants, klanten (huidige of toekomstige) of toekomstige werknemers uw kantoren ooit zien, dan stuurt 20 jaar oud meubilair een negatief signaal naar die mensen over het bedrijf.

Wat betreft de langzame computer, kunt u aantonen dat u met een nieuwer systeem productiever zult zijn? Toen ik voor het laatst een nieuwe PC aanvroeg, begon het gesprek met “Ik gebruik nog steeds Windows XP, en de systemen die de code draaien die ik schrijf zijn zoveel nieuwer (en dus heel anders) dat het de ontwikkeling bemoeilijkt”. Geen vragen over het krijgen van een upgrade.

Noise is een andere die je moet demonstreren. Zal het een afleiding zijn van je concentratie? Besteed je veel tijd aan telefoongesprekken, waarbij het achtergrondgeluid een belemmering wordt? Als je in hokjes zit, kunnen ze dan zo ontworpen worden dat ze een deel van dat lawaai blokkeren?

Als je collega’s hebt die je zorgen delen en je kunt samen naar het management gaan als een groep, dan zal dat veel helpen.

Co często jest pomijane, to fakt, że szczęśliwi pracownicy są również warci pieniędzy. Jeśli pracownik A powie: “Siedzę tu na tym śmieciowym krześle ze stołem, który jest za wysoki, wygląda na to, że mojemu pracodawcy nie zależy ani trochę na mnie”, to ten pracownik też nie będzie dbał zbytnio o swojego pracodawcę, podczas gdy pracownik B, który powie: “Mój pracodawca po prostu wydaje dużo pieniędzy na bardzo wygodne dla mnie krzesło”, prawdopodobnie powie też: “Dam sobie radę z tą dodatkową pracą, która pojawiła się w ostatniej sekundzie, nie ma problemu”.

Osoba otrzymująca nowy komputer jest nie tylko bardziej produktywna, ponieważ komputer jest szybszy, ale także dlatego, że nie boi się pracować z tym starym, powolnym komputerem i opóźniać go w miarę możliwości.